Tout savoir sur le flex office : définition, avantages et fonctionnement

Le flex office, qu'est-ce que c'est ?

Le flex office, également connu sous le nom de flex desk, est un nouveau mode d’organisation sur le lieu de travail. Celui-ci s’impose aujourd’hui comme une référence pour les entreprises et leurs collaborateurs. Le flex office est fondé sur la confiance plutôt que sur le contrôle ainsi que sur la qualité de vie au travail.

Le flex office correspond à l’absence de poste de travail attitré ; il constitue donc un changement total d’organisation de la part des entreprises. L’objectif n’est pas forcément de réduire ses surfaces mais d’optimiser leur aménagement afin de s’adapter aux nouveaux modes de travail avec davantage d’espaces collaboratifs.

Le télétravail fait partie intégrante du flex office. La mise en place du desk sharing change radicalement la qualité de vie au travail et transforme le bureau traditionnel en espace collaboratif ainsi que le salarié en travailleur nomade.

Le concept de flex office a un impact significatif sur l'open space car il remet en question la conception traditionnelle de cet environnement de travail. L'open space est un aménagement de bureau qui implique de grandes salles ouvertes où les employés travaillent côte à côte, sans murs ni cloisons pour les séparer. Le flex office redéfinit donc un certain nombre de concepts comme celui de l’open space.

À ne pas confondre avec le bureau flexible, connu également sous le nom de bureau opéré. Le bureau flexible est un espace de travail avec un contrat de prestation de service. Ce modèle à la croisée du bureau traditionnel et du coworking allie flexibilité et offre servicielle.

Quel est le fonctionnement type du flex office ?

Le fonctionnement du flex office est simple : l’entreprise met à disposition de ses collaborateurs des espaces de rangement attitrés dans lesquels ils sont libres de ranger leur ordinateur et autres affaires personnelles. Une fois que le salarié arrive sur son lieu de travail, il récupère son ordinateur et choisit l’espace de travail qui correspond aux missions de sa journée. Ce nouveau mode de fonctionnement nécessite la mise à disposition d’un certain nombre d’espaces équipés (mobilier, équipement IT…) afin que les salariés puissent collaborer au mieux au sein de ce nouvel environnement de travail.

L’objectif du flex office est simple, le collaborateur s’installe dans l’espace de travail le mieux adapté à ses tâches, le télétravail peut également être la meilleure option pour lui.

Le flex office facilite-t-il le management et l'organisation du travail ?

Le flex office et le travail hybride influencent le management en place, le contrôle laisse place à la confiance vis à vis des collaborateurs. En matière de praticité, il est recommandé de mettre un place un certain nombre d’outils opérationnels afin de partager les informations sur l’avancement des divers projets. La communication en interne devient alors primordiale et doit être renforcée à l’aide du digital.

En revanche, il faut être vigilant et définir des règles en interne afin de limiter le phénomène d'hyperconnexion.

Quels sont les avantages du flex office ?

Le flex office renforce la productivité et la créativité

Ces nouveaux environnements de travail permettent de booster la productivité et la créativité des collaborateurs, en effet ils n’ont plus ce sentiment de routine dans leur journée et cela se traduit par une plus grande ouverture d’esprit, un partage des idées… Le flex office apporte plus d’agilité et d’autonomie aux collaborateurs dans leur travail. Ce modèle s’est clairement démocratisé avec le temps et notamment depuis la crise sanitaire.

Flex office, véritable levier social

Les bureaux partagés permettent également de créer du lien social dans l’entreprise, grâce à la non attribution du poste de travail les différents services échangent davantage entre eux. Cela peut conduire à une meilleure compréhension des objectifs de chaque département et à une plus grande collaboration en vue d'atteindre ces objectifs. De plus, le travail flexible peut également faciliter la communication en donnant aux employés la possibilité de rester connectés à tout moment, même en dehors des heures de travail traditionnelles. En fin de compte, le flex office peut aider à renforcer les relations au sein de l'entreprise et à améliorer la communication et la collaboration entre les employés et les différents départements.

Une réduction des coûts pour les entreprises

Grâce au flex office les entreprises peuvent réduire le nombre de postes de travail et la surface des bureaux, cela entraîne une baisse significative des charges et du loyer immobilier. Les entreprises sont séduites grâce au modèle du flex office et pour cause, un poste de travail représente en moyenne un coût de 13 000€ par an.

Quels sont les inconvénients et risques du flex office ?

Cette nouvelle organisation de travail a aussi des inconvénients tant pour les collaborateurs que pour les entreprises. L’absence de bureau attitré rend les bureaux moins personnels, les collaborateurs ne décorent plus leur espace comme dans un bureau traditionnel.

Une bonne organisation est de mise avec le flex office, en effet veillez à réserver vos salles de réunions, trouvez le spot idéal en amont… Le desk sharing apporte beaucoup de liberté aux collaborateurs, ils doivent toutefois rester rigoureux. Le désordre peut apparaître rapidement au sein des open spaces, en effet les salariés doivent rester vigilants et ne pas éparpiller leurs affaires dans les divers environnements de travail.

Les entreprises quant à elles ont tendance à sous-estimer le taux d’occupation, ce qui entraîne par la suite une saturation des espaces de travail. Le passage au flex office nécessite une préparation et une réflexion de la part des entreprises.