L’importance du space planning pour votre espace de travail

Un espace de travail bien organisé influence directement l’efficacité, la collaboration et le bien-être au sein de l'entreprise.

C’est pourquoi le space planning, stratégie qui consiste à agencer les espaces de travail pour améliorer le confort des employés, s’inscrit aujourd’hui comme une pratique essentielle.

Vous voulez réorganiser l’agencement de vos bureaux ? Vous souhaitez savoir comment booster l’efficacité et le bien-être de vos collaborateurs ? Deskeo est là pour vous aider et met toute son expertise à votre service afin de vous aider à organiser efficacement votre espace de travail.

La définition du space planning

Le space planning, également appelé "aménagement d'espace" ou "planification d'espace", est une technique née dans les années 1990 qui consiste à concevoir et gérer un espace de travail pour en optimiser l’utilisation.

Il ne s'agit pas simplement de placer les bureaux et les chaises au bon endroit mais plutôt de créer un environnement de travail qui favorise :

• la productivité,
• le confort,
• et le bien-être de vos salariés.

Ce réagencement de l’espace peut donc s’avérer vraiment bénéfique. Il doit toutefois s’opérer avec méthode. C’est pourquoi il est préférable d’en confier la réalisation à un professionnel.

Le space planner : la clé d’un espace de travail optimisé

Le space planner est un professionnel indispensable lorsqu'il s'agit d'améliorer l’organisation d’un lieu de travail car :

• Il analyse les besoins de l'entreprise pour proposer des solutions sur-mesure.
• Il conçoit et planifie l'espace afin d’améliorer le bien-être des employés et réduire les coûts de l’entreprise.
• Il propose un environnement agile capable d'évoluer avec l'entreprise et ses besoins changeants.
• Il veille au respect des normes de sécurité et de santé.
• Il cherche à améliorer l'image de l'entreprise en élaborant un lieu de travail accueillant.

Les bases du space planning

Même si vous faites appel à un space planner, il est important de comprendre les piliers fondamentaux du space planning pour pouvoir échanger avec lui et créer un espace de travail efficace.

Deskeo va donc voir avec vous les bases du space planning.

Qu'est-ce que l'agencement d’espace et pourquoi est-ce nécessaire ?

Comme évoqué précédemment, le space planning est un processus d'optimisation de l'espace de travail. C’est un procédé nécessaire car il permet de :

• Améliorer le confort des salariés,
• Booster l’efficacité de vos collaborateurs en minimisant les distractions et en facilitant la collaboration,
• Instaurer une ambiance agréable et stimulante dans l'entreprise.

Comme vous le voyez, le space planning a de quoi séduire. Cependant, pour pouvoir bénéficier des atouts qu’il offre, il est essentiel d’agir avec méthode.

Les 5 éléments à prendre en compte pour un bon space planning

Si le space planning a de nombreux avantages à offrir, il doit toutefois être effectué méthodiquement pour s’assurer de la réussite de l’opération.

Pour une aménagement réussi vous devez donc tenir compte de :

• L'espace disponible : on ne peut pas ajouter plus de postes de travail que l'espace ne le permet. Il faut donc étudier attentivement et délimiter les différentes zones du bureau pour déterminer la quantité et la disposition des postes de travail.
• La circulation : un espace de travail optimisé est un espace où l’on peut circuler facilement et où les différents services peuvent aisément communiquer entre eux. Il faut donc tenir compte des flux de circulation pour mettre en place un bureau le plus optimisé possible.
• L’acoustique : si ce point peut paraître dérisoire au premier abord, il a pourtant son importance.

En effet, l’aménagement d’un bureau peut avoir un impact sur son acoustique. C’est pourquoi il est primordial de réfléchir au positionnement de certains meubles ou objets pour maintenir un niveau sonore acceptable.

• Le confort des employés : l'aménagement d'un bureau doit avant tout servir le confort des employés. La hauteur des meubles, la luminosité, l'acoustique sont autant de facteurs qui impactent le bien-être au travail.
• La luminosité : La lumière joue un rôle crucial dans la création d'une atmosphère agréable. Il faut donc maximiser l'utilisation de la lumière naturelle tout en prévoyant un éclairage artificiel adapté pour les zones moins exposées pour assurer le bien-être de vos salariés.

Les étapes d'un projet de space planning

Réussir son projet d’aménagement relève à la fois d'une bonne organisation et d'une compréhension précise des besoins de l'entreprise. Il faut donc agir étape par étape.

1 : L'audit des équipes et l'analyse des aspects techniques

La première phase consiste en un audit de vos équipes pour comprendre leurs besoins et leurs préférences en matière d'espace.

Cela peut notamment prendre la forme :

• d’entretiens individuels,
• de groupes de discussion,
• ou de questionnaires d'évaluation.

Parallèlement, une analyse de l'espace disponible, la prise en compte de l’agencement du bâtiment et une étude de la circulation naturelle sont également essentielles.

2 : La conception des plans d'aménagement et le zoning

L'étape suivante est la mise au point des plans d'aménagement. Cela implique l'organisation de l'espace en différentes zones (ou "zoning"), telles que :

• les espaces de travail individuels,
• les salles de réunion,
• les espaces de repos,
• etc.

3 : Mise en oeuvre du projet

Une fois l’audit et la planification réalisés, il ne vous reste plus qu’à mettre en œuvre le projet établi.

Mais attention car un plan ne se déroule pas toujours comme prévu. Il faudra donc bien veiller à :

• Surveiller la mise en œuvre pour s'assurer que tout se déroule conformément aux plans.
• Gérer les imprévus et les ajustements nécessaires en cours de route.

Space planning VS architecture d'intérieur

Le space planning et l'architecture d'intérieur sont deux disciplines complémentaires.

• L'architecture d'intérieur vise à créer un espace esthétiquement plaisant,
• Le space planning va plus loin en cherchant également à améliorer l’utilisation de cet espace.

Les deux disciplines travaillent en tandem pour créer un environnement de travail qui soit à la fois agréable à vivre et propice à la productivité.

Comment optimiser votre lieu de travail avec le space planning ?

Vous êtes convaincus par l'importance de réaménager vos locaux mais vous ne savez pas comment faire ?

Pas de panique, voici quelques astuces :

1. Évaluez vos besoins : Avant de démarrer un projet de space planning, prenez le temps d'évaluer les besoins de votre entreprise.

• Quels sont les problèmes actuels en termes d'espace de travail ?
• Quels sont vos objectifs à long terme ?
• Quels sont les besoins spécifiques de chaque équipe ?

2. Intégrez la technologie : Le space planning ne consiste pas seulement à déplacer le mobilier. Vous devez également prendre en compte la technologie dont vous disposez et celle que vous envisagez d'acquérir. En intégrant la technologie dans votre plan, vous pouvez faciliter la collaboration et améliorer l’efficacité de vos équipes.

3. Faites appel à un professionnel : Le space planning est une tâche complexe qui nécessite une connaissance précise des normes et des réglementations en vigueur. Un professionnel peut vous aider à éviter les erreurs coûteuses et à tirer le meilleur parti de vos locaux.

Exemples et réalisations de space planning réussis

Pour mieux comprendre le potentiel du space planning, voici quelques exemples de projets réussis :

• GitGuardian : La start-up française spécialisée en cybersécurité possède des bureaux ouverts, chics et opérationnels. Leur approche vise à encourager la collaboration et l'innovation tout en offrant une variété d'espaces pour travailler, partager et même s’isoler lorsque cela est nécessaire.
• SumUp : L'entreprise a totalement réaménagé ses locaux sans pour autant perdre ce qui fait son essence. En association avec Deskeo, SumUp a réussi à mettre en place des espaces de travail agréables, agiles et éco-firendly.

Ces exemples démontrent qu'un bon space planning peut transformer un environnement de travail ordinaire en un lieu dynamique et productif.

Comment nous contacter pour vos projets de space planning ?

Vous êtes prêt à transformer votre lieu de travail grâce au space planning ? Deskeo est là pour vous aider !

Alors, pourquoi ne pas nous contacter pour qu’on discute ensemble de vos projets :

• Écrivez-nous directement sur notre site Deskeo en allant dans l'onglet "Contactez-nous".
• Appelez-nous au (+33) 1 83 75 15 13.

Ou, cliquez tout simplement sur le bouton ci-dessous pour nous contacter directement.

Faire appel à Deskeo, c’est faire le choix d’un partenaire expérimenté, attentif et dévoué à la réussite de votre projet d'aménagement.

Nous sommes impatients de pouvoir échanger avec vous et de commencer cette belle aventure du space planning ensemble !