Vie de bureau : 6 résolutions pour 2020 !

Comme chaque année en ce mois de janvier, chacun y va de ses bonnes résolutions à tenir avec la plus grande fermeté, et se prépare à les délaisser dans quelques semaines. Pour aborder cette nouvelle année de la meilleure manière (au moins du côté professionnel), Deskeo vous donne 6 bonnes résolutions à adopter au bureau. Suivez le guide !

1. Limiter son stress quotidien

Le stress au bureau est LE “mal du XXIe siècle”, 94% des travailleurs en sont victimes. Différentes manières existent afin de limiter l’anxiété des collaborateurs. Favoriser les horaires flexibles et le télétravail, reconnaître les réussites de vos équipes, gérer son temps de travail de manière optimale en utilisant par exemple des plateformes d’organisation et de distribution de tâches, limiter les envois de mails en dehors des heures de travail… Une alimentation saine et la pratique d’une activité sportive régulières sont également des facteurs importants afin de faire baisser son niveau d’anxiété.

De manière générale, avoir des missions qui correspondent à ses compétences, des objectifs clairs et sentir une évolution au sein de son entreprise sont les points majeurs qui permettent de se sentir bien au bureau. Si chacun peut contribuer au bien-être de ses collègues en apportant sa pierre à l’édifice, une entreprise bienveillante est surtout une entreprise managée de manière bienveillante…

Pratique : La gestion opérationnelle quotidienne nécessaire pour des bureaux est une source de stress non négligeable pour tous vos employés : gestion des prestataires, tâches chronophages, maintenance, etc. Deskeo se charge de la bonne tenue de vos espaces et fait le lien entre tous les interlocuteurs, une source de stress en moins !

2. Faire un geste pour la planète

La question du rôle des entreprises dans le réchauffement climatique n’est plus à démontrer. Une entreprise en 2020 se doit d’être éco-responsable, au moins dans son organisation quotidienne. En interne, de nombreuses solutions peuvent être envisagées parmi lesquelles :

• Mettre à disposition des poubelles de recyclage,
• Bannir les gobelets, bouteilles et couverts en plastique au sein de l’entreprise,
• Disposer d’un vrai espace cuisine pour permettre aux salariés de réchauffer leur repas et ainsi limiter les emballages plastiques fournis par les restaurateurs,
• Conseiller d’utiliser un moteur de recherche éco-responsable comme Lilo
• Recommander l’utilisation d’applications anti-gaspillage comme Too Good To Go
• Limiter sa consommation d’énergie avec des lumières à détecteur de mouvements
• etc.

Les récentes études ont montré que l’immobilier de bureaux est une industrie polluante. Les engagements longs (3-6-9) forcent les entreprises à prendre des surfaces plus grandes que ce dont elles ont besoin, en prévision de leur croissance future. Une partie des espaces est donc inutilisée mais consomme de l’électricité, du chauffage… Chaque déménagement utilise énormément de ressources (mobilier jeté, construction, matériaux…).

Le saviez-vous ? Choisir Deskeo pour vos bureaux, c’est aussi l’assurance de réduire votre empreinte carbone ! En optant pour un engagement flexible, vous optimisez vos déménagements pendant les années à venir avec à la clé une meilleure utilisation du mobilier et une mutualisation des ressources. Au passage, nos architectes spécialistes de l’optimisation d’espaces de travail ont les bons réflexes pour aider vos équipes à se montrer plus écolo au bureau (poubelles de tri, bouteilles en verre, machines à café sans capsules…).

3. Prendre soin de son environnement de travail

Des salariés heureux sont des salariés productifs. La sociabilisation et l’échange au sein des bureaux est donc un aspect primordial. Pour cela, dès la phase de conception des bureaux, il est nécessaire de penser à délimiter des espaces mixtes pour vos salariés. Tout le monde le sait, une cuisine est nécessaire, avec un espace pour déjeuner ou prendre un café. L’aménagement de ces espaces varie d’une entreprise à l’autre mais doit être pensé pour les utilisateurs, avec des assises confortables, des équipements modernes et une décoration recherchée.

De la même façon, créer des espaces informels au sein même des bureaux permet aux salariés de varier les ambiances de travail et de se retrouver plus facilement au détour de réunions improvisées. L’utilisation de phone booths permet également de passer des appels de manière plus confidentielle et évite la pollution sonore dans les open spaces. Enfin, créer des lieux dédiés à la détente ou au bien être (quand c’est possible) favorise les moments de collaboration – Babyfoot, salle de sieste, salle silence, salle de sport etc.

4. Arrêter de bricoler

Vos bureaux sont l’image de votre entreprise. Vous y accueillez vos salariés, vos clients, vos partenaires et ils se doivent de refléter votre culture, vos valeurs et votre image de marque. Il n’y a pas de mystère, pour un rendu de qualité et durable, mieux vaut s’adresser à des experts.

Changer de bureaux demande de prendre en compte de nombreuses problématiques : négociation, space planning, conduite de chantier, architecture, décoration, installation du système informatique, livraison du mobilier, etc. Bien sûr, vous pouvez superviser tous ces aspects et y consacrer votre temps mais cela vous prendra du temps et de l’énergie, au risque de ralentir votre productivité. En 2020, veillez à déléguer cette gestion de projet à un expert qui saura s’assurer de la bonne tenue des plans et des timelines.

Pratique : Deskeo est une solution immobilière complète. De la recherche de surface à la livraison de vos bureaux clés en main, nos experts vous accompagnent de A à Z et se chargent ensuite de la gestion opérationnelle de vos bureaux au quotidien. Pas de perte de productivité, des dépenses transparentes et à la clé, plus de confort pour vos équipes. Découvrez nos surfaces !

5. Halte au bail « 3-6-9 » classique

Dans un monde qui bouge de plus en plus vite, les entreprises manquent de visibilité à long terme sur leurs effectifs – et donc sur leurs besoins immobiliers. Le coût de la location d’un bureau et notamment les lourdes dépenses en CAPEX (décoration, mobilier, remise en état, etc) induites par tout déménagement de siège social sont souvent un frein pour le développement des entreprises. Enfin, sortir d’un bail 3-6-9 est extrêmement contraignant et nécessite généralement de rechercher un successeur pour ses bureaux.

Mais ça, c’était avant ! Il existe des alternatives au bail 3-6-9 qui n’est plus plus adapté aux besoins de la plupart des entreprises. 2020 doit être l’année de la flexibilité ! Ne laissez pas votre bail dicter votre croissance, et tournez-vous vers des engagements flexibles, qui évoluent en même temps que votre entreprise.

A savoir : Deskeo vous permet de disposer de plateaux 100% privatifs avec des conditions flexibles (engagement, garanties…) sans partager vos bureaux avec d’autres entreprises. Le parfait juste milieu entre bail classique et coworking. Découvrez nos bureaux flexibles à Paris, petite couronne et Lyon.

6. En finir avec la réunionite

Selon un sondage OpinionWay, près d’une réunion sur deux (48%) est jugée improductive. Si vous passez votre temps en réunion, vous admettrez volontiers qu’elles sont rarement préparées, cadrées et plus généralement efficaces. Quelques conseils pour des réunions productives :

• Préparer un ordre du jour (et idéalement l’envoyer aux participants en amont de la réunion)
• Limiter la durée, 30 minutes idéalement, jamais plus d’une heure
• Limiter le nombre de participants, gardez en tête la règle de la pizza ! (si une grande pizza ne suffit pas à nourrir tous les participants, c’est que vous êtes trop nombreux)
• Attention aux horaires, respectez la vie privée de vos collègues (ni trop tôt, ni trop tard). Evitez également les réunions à 14h sous peine de voir vos participants piquer du nez !
• Faire un compte-rendu avec les prochaines étapes

De manière générale, gardez en tête qu’une réunion de travail réussie nécessite une préparation. Plus vous serez nombreux et plus la préparation sera importante : réservation de la salle, configuration optimale de la salle selon le type de réunion (en U, en théâtre etc.), accueil des participants, commande de traiteur, ménage entre les réunions etc. Si votre réunion se révèle inutile, imaginez les coûts engendrés en productivité sur vos équipes !

Pratique : Pour des réunions et des événements professionnels réussis, pensez à changer d’air ! Délocaliser ses réunions de travail permet aux participants de se sentir plus concerné, de changer de point de vue et de booster leur créativité. Deskeo propose des salles de réunions à Paris, ainsi qu’à Levallois, La Défense, Lyon… Nous gérons toute l’organisation et notre équipe experte sait rendre vos réunions uniques, agréables et fructueuses.