Les clés pour organiser votre bureau et booster votre productivité

Un espace de travail bien organisé et optimisé est la clé d’une productivité optimale. Hélas, entre les piles de dossiers qui s'accumulent, les réunions et le capharnaüm ambiant, il est parfois difficile de maintenir son bureau en ordre.

Heureusement, il existe des solutions simples pour transformer son environnement de travail en un lieu propice à la productivité.

Vous voulez organiser votre espace de travail pour booster votre productivité ? Deskeo est là pour vous et va vous donner toutes les clés pour optimiser votre espace de travail et gagner en efficacité.

Définition de l’espace de travail idéal

L’espace de travail idéal se définit avant tout par son optimisation. Il doit être parfaitement rangé et offrir toutes les solutions nécessaires pour s’adapter à vos habitudes et à votre rythme de travail.

Qu'est-ce qu'un espace de travail organisé ?

Un espace de travail organisé est un environnement dans lequel chaque chose est à sa place et chaque chose a une place.

• Le bureau doit être dégagé et aéré, sans accumulation de piles de documents ou d'objets.
• Vous devez disposer de solutions de rangement comme des tiroirs, des étagères et des armoires afin de pouvoir ranger ses affaires et retrouver facilement ce dont vous avez besoin.
• Les documents doivent être classés par projets dans des dossiers clairement identifiés.
• Le matériel de bureau comme les stylos, crayons, agrafeuses doit être entreposé dans des pots ou des boîtes.
• Enfin, l'espace se doit d’être divisé en différentes zones dédiées au travail actif, à la lecture, aux réunions, etc.

Un tel aménagement de bureau demande un peu d’organisation au départ mais vous sera clairement bénéfique au quotidien.

L'importance d'un espace de travail bien organisé

Il est vrai que ranger et organiser son bureau peut sembler être une tâche ingrate. Pourtant cela s’avère bénéfique à bien des égards car :

• Un espace de travail rangé permet de gagner un temps précieux en évitant de perdre sa concentration à chercher des objets égarés sous une pile de documents. On minimise ainsi les interruptions dans le fil de sa pensée qui nuisent à la productivité.
• Travailler dans un environnement harmonieux, ordonné et stimulant a un effet positif sur le moral, la motivation et la créativité. Cela libère l'esprit des tracas et du stress liés au désordre ambiant et favorise la concentration sur des tâches complexes.
• Un espace de travail bien conçu et organisé reflète une image professionnelle et crédible, que ce soit vis-à-vis des collaborateurs ou des clients. C'est un gage de rigueur et de sérieux.

Donc, même si l’idée d’un gros rangement ne vous réjouit pas forcément sur le moment, cela vous sera profitable sur le long terme. À condition de respecter quelques principes de base…

Les principes de base pour avoir un bureau fonctionnel

Optimiser son espace de travail demande de la méthode. C’est pourquoi, si vous souhaitez organiser votre bureau au mieux, il vous faudra respecter quelques principes de base.

Élimination du superflu

La première étape pour un espace de travail bien organisé est de faire le tri entre ce dont vous avez vraiment besoin et ce qui vous encombre.

1. Commencez par sortir tous les documents et objets de votre bureau.
2. Triez-les en 3 catégories :
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3. Débarrassez-vous de ce qui est inutile ou obsolète (car, oui, on peut accumuler bien des choses inutiles…).
4. Archivez tout ce dont vous n'avez pas d’utilité immédiate.

Vous gagnerez ainsi de la place et aurez une vision plus claire de ce qui doit rester sur votre espace de travail.

Organisation par zones

Une fois votre espace de travail désencombré, il vous faudra établir des zones adaptées à vos différentes activités :

• Zone de travail active : réservée aux tâches en cours nécessitant concentration.
• Zone de lecture : pour les documents à consulter ponctuellement.
• Zone de classement : pour ranger les archives.
• Zone détente : espace plus informel pour se relaxer.

Cette répartition rationnelle vous fera gagner en efficacité en attribuant une place précise à chaque chose.

Lorsque vous aurez réalisé ces 2 tâches, vous devrez alors mettre en place des techniques de rangement pour vous assurer que votre espace de travail reste bien ordonné au fil du temps.

4 techniques de rangement et d'étiquetage pour un bureau parfaitement organisé

Pour maintenir l'organisation de votre espace de travail dans le temps, voici 4 techniques indispensables à mettre en place :

1. Étiquetage des objets

Donner un nom et apposer une étiquette sur les boîtes, classeurs et autres contenants vous fait gagner un temps précieux car cela vous permet de repérer immédiatement où va une chose.

Pour ce faire, il faut :

• Utiliser des étiquettes adhésives ou des porte-noms.
• Identifier le contenu, la catégorie et l'emplacement.
• Avoir une logique de nommage cohérente.
• Placer les étiquettes de manière visible.

Vous éviterez ainsi les erreurs et trouverez immédiatement ce dont vous avez besoin.

2. Rangement des fournitures dans des pots

Les petits trucs qui traînent finissent souvent par faire un gros bazar. Il convient donc de veiller à bien ranger vos stylos, ciseaux, trombones et autres petites fournitures :

• Utilisez des pots, boîtes ou petites corbeilles de bureau.
• Utilisez un contenant par type de fourniture.
• Limitez leur nombre sur votre plan de travail.
• Stockez le surplus dans votre zone de classement.

En procédant de la sorte, vos crayons et autres fournitures seront ainsi toujours à portée de main sans encombrement.

3. Classement des documents selon l'usage

Enfin, l’important est de toujours pouvoir être en mesure de s’y retrouver dans ses dossiers. La meilleures solution consiste à répartir vos dossiers en 3 catégories :

• Dossiers en cours : dans votre zone active.
• Dossiers d'archivage : dans votre zone de classement.
• Magazines, catalogues : dans la zone de lecture.

Avec cette méthode, plus besoin de chercher vos affaires partout dans vos tiroirs, vous savez exactement où se trouve chaque document et ne perdrez plus des heures à retrouver un satané papier.

Ça y est, vous pensez en avoir fini avec le rangement de votre bureau ? Eh bien pas tout à fait, il reste encore un élément important à organiser : votre ordinateur. Car, oui, il fait aussi partie de votre espace de travail.

4. Utilisation des outils numériques pour l'organisation de votre ordinateur

Comme votre bureau, votre ordinateur peut vite devenir un véritable capharnaüm s’il n’est pas correctement organisé et équipé avec les bons outils.

C’est pourquoi vous ne devez pas le négliger et vous devez soigneusement :

• Créer des dossiers et sous dossiers pour organiser vos fichiers,
• Faire des sauvegardes régulières,
• Installer des logiciels de suivi de travail (notions, asana, etc.),
• Mettre à la corbeille les éléments inutiles et volumineux,
• etc.

Voilà, maintenant tout est organisé. Il ne vous restera plus qu’à veiller à ce que votre espace de travail reste propre. Et cela vous demandera un petit travail au quotidien (mais rassurez-vous, cela ne vous demandera pas plus de 5 minutes).

L’entretien quotidien de l'espace de travail : une nécessité pour un bureau toujours bien rangé

Pour maintenir l'organisation dans la durée, un entretien régulier de votre bureau est indispensable.

Chaque soir avant de quitter le bureau, pensez donc à :

• Faire le tour de votre bureau et ranger les objets mal positionnés.
• Jeter les papiers et déchets inutiles.
• Réorganiser vos piles de documents.
• Vérifier l'état de vos plantes ou autres décorations.

Cet entretien rapide vous permettra de partir sur de bonnes bases chaque matin.

Avec ces quelques conseils, vous devriez normalement avoir un bureau parfaitement organisé. Mais votre bureau est un espace où vous passez beaucoup de temps. Le fait qu’il soit bien rangé et organisé est donc un bon début mais cela ne suffit pas. Il faut également l’aménager pour s’y sentir vraiment bien.

L’optimisation de l'espace : un véritable atout pour booster vos performances et être plus productif

Pour tirer le meilleur parti de votre espace de travail et être le/la plus productif(ve) possible, il faut que vous vous y sentiez bien. Et, pour cela, il vous faudra l’équiper de manière ergonomique et le décorer.

Choix du mobilier et ergonomie

Une mauvaise posture au travail peut être source de différents maux et nuire à la qualité de votre travail. Pour vous assurer de travailler dans les meilleures conditions possibles, il faudra donc veiller à quelques détails relatifs à votre mobilier :

• Optez pour un bureau et un fauteuil adaptés à votre morphologie.
• Positionnez votre écran à hauteur des yeux et votre fauteuil à la bonne hauteur.
• Prévoyez un repose-pied si nécessaire.

Avec le mobilier adapté, vous serez ainsi parfaitement installé(e) et pourrez travailler dans les meilleures conditions. Mais pourquoi ne pas améliorer encore plus votre lieu de travail en y apportant votre petite touche déco pour le personnaliser ?

La déco du bureau : Pensez aux plantes et à la luminosité

Travailler dans un bureau sombre et impersonnel n’aide pas vraiment à garder le moral au quotidien. Alors pour vous sentir bien même lorsque vous traitez des dossiers compliqués, pensez à vous entourer d’éléments qui vous apaisent :

• Installez des plantes dans votre bureau, elles purifient l'air et réduisent le stress.
• Placez votre bureau à proximité d'une fenêtre pour profiter au mieux de la lumière du jour.
• Variez les sources de lumière avec des lampes d'appoint et lumières tamisées.
• Jouez sur les réflecteurs et stores pour moduler l'éclairage.

Un espace de travail lumineux et végétalisé favorisera votre épanouissement au quotidien.

En bref : pourquoi et comment personnaliser son espace de travail ?

En résumé, vous l’aurez compris, personnaliser son espace de travail présente de nombreux bénéfices :

• Cela permet de se sentir bien et à l'aise dans son environnement professionnel. Un espace qui vous ressemble est propice à votre épanouissement.
• La personnalisation renforce la motivation et stimule la créativité en reflétant votre identité et vos centres d'intérêt.
• N’hésitez pas à investir dans des plantes et éléments de décoration pour personnaliser votre espace de travail.