Combien vos bureaux vous coûtent-ils vraiment ?

Au-delà du loyer et des charges, de nombreuses dépenses sont à prendre en compte pour mesurer précisément ce que vos bureaux vous coûtent. Deskeo vous aide à y voir plus clair pour éviter les mauvaises surprises et préparer votre prochain déménagement d’entreprise.

Louer un bureau, combien ça coûte vraiment ?

Le loyer et les charges

La première chose que vous allez étudier lors de la location d’un bureau sera, à juste titre, le loyer (autour de 500€ HT-HT/m2/an à Paris) , auquel vous ajouterez les charges – environ 100€/M2/an. Ces éléments basiques que vous trouverez sur toutes les annonces immobilières sont pour autant loin d’être les seules dépenses. Ils représentent seulement la partie émergée de l’iceberg.  (voir illustration ci-dessous).

Les frais de fonctionnement

Pour commencer, comptez 100 € /m/an pour les frais de fonctionnement de votre espace (OPEX) :

• l’électricité,
• l’accès à l’eau courante (si non inclus dans les charges),
• l’accès à internet (fibre professionnelle avec back-up),
• la maintenance des locaux,
• le service de ménage.

L’aménagement (CAPEX)

Entre les travaux, l’achat du mobilier, la décoration et le matériel IT, un investissement (CAPEX) non négligeable est nécessaire pour aménager vos bureaux à votre image. De manière générale, on parle d’environ 500 euros /m à verser la première année.

Des dépenses que vous amortirez sur la durée, mais qu’il convient de budgéter et surtout de comptabiliser dans le coût global de vos bureaux. Si vous restez moins de 2 ans dans vos bureaux, comme c’est souvent le cas pour une entreprise en croissance, vous arriverez facilement à plus de 250€ /m/an en lissant ces dépenses.

Le déménagement

Pour un bureau comme pour un appartement ou une maison, on sous-estime souvent la logistique d’un déménagement. Faites appel à un professionnel qui vous aidera à vous organiser et à faciliter le travail le jour J. Le chiffrage dépendra beaucoup de votre activité et du stock que vous aurez à déplacer (archives, matériel, équipements…).

Dans tous les cas, profitez-en pour inciter vos équipes à faire un grand tri, cela vous permettra de repartir sur des bases saines !

Les garanties

Au-delà des investissements à réaliser la première année pour aménager vos bureaux, notez également que vous aurez à bloquer plusieurs mois de loyer pour « montrer patte blanche ».

Dans les marchés tendus (comme c’est le cas à Paris), les propriétaires sont en position de force et imposent leurs propres conditions. C’est notamment le cas pour le dépôt de garantie qui équivaut souvent à 3 à 6 mois de loyer, auquel s’ajoute une GAPD (Garantie à Première Demande). Une somme bloquée sur un compte bancaire à part, qui sécurise le bailleur en cas de défaut de paiement, et qui peut atteindre 6 à 12 mois de loyer.

Quand on y ajoute le versement des 3 premiers mois de loyer à l’avance comme c’est souvent le cas, on arrive généralement à plus d’un an de loyer immobilisé avant même d’entrer dans les lieux…

Les dépenses difficiles à prévoir

Le coût humain

Ne sous estimez pas les coûts salariaux que peuvent représenter la gestion d’un espace de travail. Gérer un déménagement, une rénovation, le choix du mobilier, la décoration… Toutes ces tâches demandent des compétences particulières et feront perdre du temps considérable à l’équipe en interne pour consulter, comparer et choisir les différents prestataires. En plus de la baisse de productivité que provoqueront ces nouvelles attributions sur leurs tâches habituelles.

Par la suite, gérer l’opérationnel au quotidien, la maintenance, la recherche de sous-locataires ou encore la coordination de multiples prestataires… tout cela prend du temps et peut même nécessiter d’embaucher une personne à temps plein en fonction de la taille de votre espace.

Enfin, impossible d’oublier le stress que représente un tel projet et l’attention qu’il demandera à l’équipe dirigeante pendant toute la durée de votre projet, soit généralement plusieurs mois.

La prudence aussi a un coût

Si vous n’en êtes pas à votre première recherche de bureaux, vous savez qu’un tel projet est généralement extrêmement gourmand en temps, en énergie, en dépenses… Vous aurez appris de vos erreurs passées et vous opterez pour des bureaux plus grands que nécessaires pour ne pas avoir à relancer vos recherches dans quelques mois.

Vous vous dites que vous n’aurez aucun mal à sous-louer les espaces inutilisés et que cela vous permettra d’économiser un déménagement. Sur le papier vous avez raison, mais dans les faits, c’est rarement aussi simple.

Tout d’abord, vous devez vérifier votre contrat de location et avoir l’autorisation explicite du bailleur.

Par ailleurs, la recherche de sous-locataire est souvent difficile, vous aurez en réalité du mal à remplir tout votre espace superflu avec des entreprises qui vous ressemblent et qui payent en temps et en heure. Pourtant, vous devrez meubler et entretenir ces espaces pendant toute la durée de votre bail sans savoir précisément quand vous en aurez réellement besoin. Cette « sage » décision peut donc vous coûter très cher…

À l’inverse, il arrive fréquemment que des entreprises sous-estiment la rapidité de leur croissance et se retrouvent plus vite que prévu à l’étroit dans leurs bureaux. Ici aussi, une décision prudente qui permettait de limiter les dépenses de loyer se retourne contre l’entreprise qui va devoir se replonger dans un nouveau projet de déménagement après seulement quelques mois…

Les frais de départ

Après quelques années (si tout va bien), vous ressentirez le besoin de vous installer dans un nouvel espace plus adapté à vos nouvelles ambitions. Le bail commercial (ou bail 3-6-9), vous engage pour une durée de 9 ans avec la possibilité d’en sortir tous les 3 ans. Ce qui implique que vous devrez la totalité des loyers restants au bailleur si vous souhaitez quitter les lieux avant la fin de la période triennale.

Pour éviter cela, vous pouvez rechercher un successeur qui vous remplacera jusqu’à la fin du bail. Sauf que là encore, les choses ne sont pas si simples. À moins de trouver la perle rare par vos propres moyens (ce qui impliquerait tout de même un coût non négligeable en temps), vous engagerez un conseil en immobilier d’entreprise pour vous faire gagner du temps et vous faire profiter de son réseau. Une aide précieuse qui impliquera cependant des frais supplémentaires.

Rappelez-vous que vous devrez également réaliser des travaux pour remettre vos bureaux dans leur état initial, une condition très souvent imposée par les propriétaires dans les contrats de bail (comptez 100 € HT /m pour une remise en état complète).

Dans tous les cas, vous aurez certainement à payer un double loyer pendant 2 à 6 mois, le temps que les travaux
soient terminés dans vos futurs locaux et de faire la remise en état de vos anciens bureaux après votre déménagement.

Comment optimiser ses dépenses ?

Le tout mis bout à bout, la facture s’allonge et même si la plupart des dépenses initiales seront lissées sur toute la durée de votre bail, le coût total de la location d’un bureau représente souvent le double du loyer facturé par le propriétaire.

Bonne nouvelle, des solutions existent pour aider les entreprises à trouver des bureaux adaptés à leurs besoins tout en optimisant leurs dépenses.

Parmi les alternatives qui s’offrent à vous, Deskeo vous accompagne tout au-long de la croissance de votre entreprise avec un service de bureaux flexibles sur mesure. Le parfait compromis entre la personnalisation que permet un bail traditionnel et la flexibilité qu’offre un centre de coworking.

Vous choisissez aujourd’hui un espace qui correspond à vos besoins du moment, de 20 à 1000 postes. Deskeo se charge de l’aménagement de vos bureaux, des travaux, de l’achat du mobilier et de la décoration pour que vous vous sentiez chez vous, le tout contre un forfait fixe qui couvre l’ensemble des coûts évoqués ci-dessus.

Le loyer, les charges, le Capex et l’Opex sont lissés dans le prix de votre nouvel espace, pas de GAPD ni de double loyer. Vos investissements initiaux et vos immobilisations diminuent drastiquement, ce qui vous permet d’investir sur votre croissance (recrutement, marketing…).

Une fois votre installation terminée, nos équipes s’occupent également de la maintenance de votre espace pour vous délester de cette charge mentale et vous permettre de vous concentrer sur votre activité. La clim’ tombe en panne ? Une ampoule à changer ? Un meuble à remplacer ? Deskeo s’occupe de tout !

Et dès que vous en ressentez le besoin, nous travaillons ensemble pour trouver et optimiser vos prochains bureaux sur les mêmes bases et sans frais de remise en état. Simple, clair et précis.