Télétravail : 20 conseils pour être efficace en période de confinement

Dans le contexte de pandémie actuelle, 70% des Français travaillent à distance avec pour consigne de limiter les déplacements au strict minimum. Au sein du groupe Knotel, leader mondial des bureaux flexibles et maison mère de Deskeo, plusieurs équipes travaillent à distance depuis près de cinq ans. Voici les meilleurs conseils tirés de leur expérience pour maximiser sa productivité en home office et s’épanouir en travaillant à distance.

Garder le rythme

Si vous faites partie des 89% de Français qui n’ont pas l’habitude de faire du télétravail, ce message est pour vous. Le confinement peut rapidement rendre possible nos pires travers : paresse, isolement, déprime… Prenez de bonnes habitudes dès maintenant pour rester motivé tout au long du confinement :

• Instaurez une routine du matin. Levez-vous tous les jours à la même heure, prenez une douche et habillez-vous (tous les jours !). Ne vous laissez pas aller dans une léthargie qui peut rapidement devenir déprimante.
• Arrêtez-vous pour déjeuner. Interdisez-vous de manger devant votre ordinateur. Prenez quelques minutes pour cuisiner quand vous commencez à avoir faim. Cela vous coupera l’envie de grignoter et vous changera les idées. Une bonne raison de dépoussiérer ce livre de recettes du fond de la bibliothèque.
• Faites des pauses. Rangez votre armoire, triez vos vêtements, occupez vous (enfin) de votre phobie administrative, jetez, nettoyez ce frigidaire, changez cette ampoule qui attend depuis des mois etc. Aérez-vous l’esprit plusieurs fois par jour, c’est souvent en faisant autre chose qu’on trouve les idées les plus créatives !
• Faites de l’exercice. Prévoyez quand même un temps d’activité physique. Vous avez le droit de sortir pour un jogging ou une marche rapide. Vous pouvez monter et descendre vos escaliers plusieurs fois par jour. Vous pouvez aussi faire du yoga, ou des entraînements plus intensifs de chez vous grâce à la magie d’internet. Des centaines de vidéos existent !
• Profitez du temps de trajet économisé. Ne faites pas comme 54% des Français qui travaillent plus longtemps en home office. Considérez ces quelques minutes supplémentaires comme du bonus : cuisinez, jouez avec vos enfants, rallumez votre vieille console de jeux vidéo… prenez du temps pour vous !
• Dites stop. Quand vous avez fini de travailler, fermez votre ordinateur, levez-vous et faites autre chose. Tout de suite ! Sans quoi vous risquez de replonger et de lever le nez une heure plus tard.

Entretenir la flamme

Pour rester motivé, il est important de garder le contact avec vos collègues. Cela permet non seulement de développer un sentiment d’appartenance à un groupe, mais surtout de préserver votre santé mentale et de réduire le sentiment d’isolement.

L’un des meilleurs moyens de conserver ce lien social à distance est d’utiliser un outil de téléconférence comme Zoom, Google Hangouts, Facetime, Skype… L’idée est de garder le contact, d’échanger de manière plus instinctive et de discuter avec vos collègues.

L’équipe Deskeo en télétravail sur Zoom.

Pratique : Nous avons notre petit chouchou parmi les services de vidéoconférence, Whereby qui ne nécessite aucune installation ni création de compte. Un simple lien suffit pour commencer un appel à plusieurs (4 personnes maximum dans la version gratuite).

Certaines équipes apprécient de laisser leurs webcams activées toute la journée pour développer ce sentiment de travailler ensemble. L’idéal est alors d’afficher cette fenêtre sur un écran séparé pour imiter le sentiment de proximité d’un vrai bureau.

D’autres préfèrent au contraire garder leurs webcams éteintes la plupart du temps. On peut vouloir conserver son intimité tout en restant concentré et efficace dans son travail. Les outils cités plus hauts peuvent être utilisés en audio seul, un mode hybride privilégié par certains mais difficile à maintenir pendant toute la journée. Sans contact visuel, on oublie vite que le micro est allumé…

Soigner son relationnel

La vie de bureau ne se limite pas aux tâches quotidiennes de chacun. Au-delà du temps de travail effectif, les relations humaines que vous entretenez avec vos collègues ont un impact énorme sur votre bien-être et votre moral de manière générale.

Devant la machine à café ou au détour d’un couloir, vous développez des relations personnelles inter-services qui participent au bon fonctionnement de votre entreprise. Même si vous ne travaillez pas ensemble au quotidien, ces relations sont le ciment qui lie votre organisation, elles font de votre entreprise un endroit où il fait bon vivre.

En télétravail, et même avec la meilleure volonté du monde, il est difficile d’entretenir ces relations informelles. Commencez par prendre l’habitude de partager vos pauses cafés avec des collègues différents ou de déjeuner à plusieurs en vidéoconférence.

Voici quelques outils pour vous aider à éviter la routine :

• House party : Une application qui vous permet de faire des jeux à distance tels qu’un Time’s up ou un Trivial pursuit.
• Drawnames : Saisissez la liste de vos collègues, Drawnames tire au sort des paires aléatoires. Initialement créé pour faciliter l’organisation de secret santa, il est idéal pour permettre à vos collaborateurs de se rencontrer pour un café virtuel.
• Netflix Party : Une web-app qu’il vous suffit d’installer sur votre navigateur Google Chrome. Elle vous permettra de regarder vos séries favorites à plusieurs et à distance. Idéal pour faire découvrir vos coups de coeur à vos collègues pendant vos pauses !

Déjeuner avec la compta lundi, happy hour avec le marketing mardi, pause café avec Fred des RH mercredi… Profitez du confinement pour échanger avec des personnes que vous ne côtoyez pas habituellement. En raccrochant, vous aurez réellement l’impression d’avoir reçu du monde dans votre salon.

Poser un cadre

Le fait d’aménager ses horaires de manière flexible est l’un des principaux avantages du travail à distance. Cependant, il est important de fixer un cadre à votre organisation quotidienne, tant pour conserver un équilibre vie pro / vie perso que pour prouver votre sérieux à votre employeur.

Définissez un espace dédié au télétravail

Si l’idéal reste évidemment de travailler dans une pièce réservée au home office, notre récent sondage indique que 73% des Français n’ont malheureusement pas ce luxe. Même si vous manquez de place, tâchez de dédier un espace au télétravail, même un coin de canapé ou un bout de table. Petit à petit, vous prendrez les automatismes qui vous permettront de vous concentrer rapidement et d’être plus efficace.

Rangez votre espace de travail

Tout comme au bureau, un espace de travail sain vous aide à être plus productif. Pas question de travailler au milieu de la vaisselle sale. Rangez votre espace de travail, vous vous sentirez mieux (et pourrez allumer votre webcam sans crainte).

Partagez votre programme

Vous préférez commencer vos journées plus tard ou prendre une longue pause déjeuner pour faire un peu d’exercice ? C’est possible et vos collègues le respecteront à condition que les choses soient claires. N’hésitez pas à bloquer dans votre agenda les plages horaires pendant lesquelles vous n’êtes pas disponible.

Soyez rigoureux

Plus que jamais, fixez-vous des objectifs et une to-do list des actions que vous souhaitez accomplir chaque jour. Le fait de cocher ou de rayer chaque tâche réalisée est extrêmement important pour votre moral. Pensez à parcourir votre to-do list en fin de journée pour revenir sur le travail accompli, il en ressortira un réel sentiment de satisfaction et de travail bien fait primordial pour rester motivé.

Préservez votre équilibre familial

Si vous êtes confiné avec vos enfants et votre conjoint, n’attendez pas que les choses se gâtent pour prendre les devants. Vos enfants demandent beaucoup d’attention et auront du mal à comprendre que vous êtes là, mais pas là. Pour éviter la surchauffe, mieux vaut être pro-actif. Pensez à instaurer des plages horaires dédiées à vos enfants plusieurs fois par jour (une récréation le matin et une l’après-midi, par exemple) et répartissez-vous les tâches avec votre conjoint. Nous sommes probablement confinés pour plusieurs semaines, si vous négligez votre famille, le télétravail risque d’être le cadet de vos soucis…

Pas de secrets entre vous

Que vous soyez confiné chez vous avec vos trois enfants, à la campagne avec un Wi-Fi aléatoire ou seul dans un studio de 20 m2, rassurez-vous, les conditions actuelles ne sont idéales pour personne.

Ne ressentez pas le besoin de masquer ou d’aseptiser votre domicile. Surtout en ce moment, tout le monde est dans le même cas ! Faites visiter votre domicile à vos collègues. Présentez-leur votre famille et vos amis, laissez vos enfants vous sauter dessus et saluer vos collègues à leur manière. Personne ne vous reprochera cette proximité, bien au contraire. C’est un excellent moyen de créer des liens avec vos collaborateurs !

En ces temps difficiles, nous pouvons tous tirer profit d’un quotidien un peu plus amusant, amical et intime.

Le salon de l’un de nos collègues de Knotel San Francisco, pris d’assaut par une horde de rebelles.

Entraide et solidarité

L’altruisme et la solidarité ne peuvent être que bénéfiques. Avez-vous des personnes âgées dans votre immeuble ? Proposez de faire leur courses ou imprimez les autorisations de sortie du gouvernement pour elles (en évitant tout contact). Elles ont souvent peu d’accès à internet et rarement une imprimante à disposition.

Teamviewer vous permet de prendre le contrôle d’un ordinateur à distance. Un outil qui peut s’avérer très utile pour aider vos grand-parents ou votre famille qui ne comprend pas très bien internet. Vous pouvez prendre la main facilement sur leur ordinateur pour installer Skype par exemple.

Pour finir, prenez soin de vous, prenez soin des autres, (re-)découvrez vos passions, prenez des nouvelles de vos proches, ennuyez-vous, développez votre imagination… bref, profitez de cette période un peu particulière pour vivre autrement et décider de ce que vous voudrez changer dans vos habitudes à la fin du confinement. Une chose est sûre, vous n’aurez jamais été aussi heureux d’aller travailler. Vivement la reprise !