Recherche de bureaux : 7 conseils précieux avant de vous lancer

Changer de bureaux est une étape majeure dans la vie d’une entreprise. Quelle que soit sa taille, les obstacles sont nombreux et il vaut mieux s’armer de patience, en particulier dans un marché aussi tendu que Paris. Un projet de déménagement peut durer des mois, mobiliser des ressources précieuses en interne et même freiner le développement de votre entreprise… Avant de vous lancer, suivez nos 7 conseils pour trouver l’espace idéal dans les meilleures conditions.

#1. Préparez le terrain avant de commencer votre recherche de bureaux

Vérifiez les conditions de sortie de votre bail actuel

Vous projetez de quitter vos bureaux actuels pour une surface plus adaptée à vos besoins ? La première chose à faire est de vérifier les conditions de sortie prévues dans votre bail actuel. Les délais de préavis et les formalités de résiliation varient selon le type de bail signé (bail commercial, bail dérogatoire, sous-location…). Mieux vaut anticiper pour éviter les mauvaises surprises.

À noter : le contrat de bail commercial impose l’envoi d’une lettre avec accusé de réception au bailleur 6 mois avant la date du terme.

Identifiez vos besoins dès le début de votre projet

Avant de commencer les démarches relatives à votre recherche immobilière, il est important d’identifier vos besoins. Profitez-en pour nommer un responsable de projet qui sera chargé de réaliser le cahier des charges avec les différentes parties prenantes, puis de piloter les recherches.

Votre cahier des charges devra contenir les éléments suivants :

• le secteur géographique ciblé,
• la surface nécessaire (en tenant compte de vos recrutements à venir),
• le budget mensuel que votre entreprise est prête à allouer au loyer (en comptant les charges)
• les équipements et services associés, qu’ils soient indispensables ou accessoires pour vos équipes (entretien, mobilier, connexion Internet par fibre, salles de réunion, cuisine, cafétéria, domiciliation, places de parking…).

De cette façon, vous anticipez parfaitement toutes les questions nécessaires à la recherche de vos nouveaux bureaux.

Cette étape est aussi idéale pour commencer à rassembler les documents nécessaires pour constituer un dossier de candidature (Kbis, statuts de la société, trois derniers bilans et comptes de résultat…).

Pratique : Si vous optez pour un contrat de prestation de services, les documents exigés sont plus succincts et les démarches plus rapides.

#2. Familiarisez-vous avec le marché immobilier local

Avoir une vision claire du marché immobilier permet de reconnaître facilement les bonnes opportunités. Ainsi, pour gagner du temps pendant vos recherches, il est important de bien vous renseigner sur les tendances actuelles.

Pour cela, commencez par comparer les offres disponibles sur les principaux sites d’annonces spécialisés en immobilier d’entreprise. Rapidement, vous aurez une idée des prix en fonction de la localisation et de la surface nécessaire.

Attention à bien comprendre les différentes unités de mesure utilisées pour les loyers :

• € HT-HC / an / m2 : comprendre « Hors taxes hors charges ». Un référentiel utilisé sur la plupart des offres en bail commercial ou précaire. Permet de comparer facilement le loyer de plusieurs espaces quel que soit leur surface.
• € / mois : loyer global qui sera plus simple à rapprocher de votre budget.
• € / poste : utilisé par les acteurs du coworking et des bureaux flexibles pour qui la mesure de la surface par poste répond à des standards différents du bail classique.

Pratique : Au-delà des baux classiques, de nouveaux acteurs comme Deskeo proposent des bureaux privatifs clés en main. Ces espaces offrent des conditions flexibles (engagement, préavis, garantie) et un ensemble de services complémentaires pour vous simplifier la vie (ménage, mobilier, entretien, cuisine équipée, accueil…). Une solution idéale pour vous installer rapidement et éviter les contraintes liées à la gestion quotidienne de vos bureaux.

#3 Faites-vous aider par un professionnel

Dans les marchés tendus comme Paris, la part de transactions sans intermédiaire est extrêmement faible, la quasi-totalité des surfaces de bureaux disponibles sont proposées par des professionnels. Les conseils en immobilier d’entreprise sont habitués à travailler en “inter-cabinet”, un principe qui permet de partager la commission en deux (50% pour le conseil du propriétaire, 50% pour le conseil du locataire).

Ce système vous permet de bénéficier de l’expertise d’un professionnel qui défend vos intérêts tout au long de la transaction, sans payer de commission supplémentaire.

Par ailleurs, pour trouver preneur plus rapidement, les professionnels ont l’habitude de partager leurs dernières opportunités à leurs confrères avant de les rendre publiques. Vous avez donc tout intérêt à confier votre recherche de bureaux à un professionnel. Cela vous permettra d’élargir les possibilités et d’accéder aux offres “off market” sans aucun surcoût.

#4 Anticipez les frais annexes

Lors d’un déménagement, les dépenses sont nombreuses. Elles sont donc à budgétiser avant de signer un bail pour éviter les mauvaises surprises et le stress.

Il est important de rassembler l’ensemble des coûts des frais pour votre entreprise lors du transfert de vos bureaux :

• le déménagement,
• les frais d’agence,
• le dépôt de garantie et la garantie bancaire à première demande (GAPD) exigés par le propriétaire,
• les travaux, l’aménagement, la décoration…
• l’achat du nouveau mobilier,
• les frais de remise en état de vos anciens bureaux,
• les frais de recherche de successeur si vous quittez vos anciens bureaux en cours de bail.

Il est vivement conseillé de faire jouer la concurrence, notamment lors du choix des déménageurs spécialisés. De cette manière, vous opterez pour le devis le plus adapté à vos besoins.

À savoir : Avec Deskeo, seul un dépôt de garantie vous est demandé en arrivant dans vos nouveaux espaces de travail. Deskeo prend en charge les équipements et même la décoration et le branding selon les critères de votre entreprise. Hormis ces 2 à 3 mois de loyer, vous n’aurez à régler aucun frais supplémentaire. Simple, clair et transparent !

#5. Ne sous-estimez pas les dépenses quotidiennes

Pensez à anticiper rigoureusement les dépenses courantes que vous aurez à votre charge une fois installé dans vos nouveaux bureaux :

• Eau et électricité,
• Ménage et entretien,
• Téléphone et internet,
• Assurances,
• etc.

Gardez également en tête qu’en tant que locataire, les aléas du quotidien seront à votre charge. Panne de climatisation ou d’ascenseur, fuite d’eau… autant de complications qui sont malheureusement monnaie courante dans les immeubles anciens et qui devront être gérées par vos équipes. Une organisation interne militaire est alors nécessaire pour limiter la perte de temps et d’énergie pour gérer votre espace au quotidien…

Mises bout à bout, toutes ces dépenses récurrentes représentent généralement l’équivalent du prix de votre loyer auxquelles vient s’ajouter une charge mentale supplémentaire pour vos équipes qui auront à gérer cette multitude de prestataires au quotidien. Pensez-y !

Pratique : avec Deskeo, la gestion quotidienne de vos bureaux est comprise dans votre loyer. Un problème ? Quel qu’il soit, votre interlocuteur unique s’en chargera pour vous. Vous développez votre activité, Deskeo s’occupe du reste. Chacun son métier !

#6. Parlez-en autour de vous

Nous vivons à une époque où il n’a jamais été aussi facile d’entretenir son réseau professionnel. Les nouvelles technologies ont simplifié les échanges et notre faculté à garder le contact avec notre entourage, que ce soit dans la sphère perso ou pro.

Lorsqu’une entreprise veut quitter ses bureaux en cours de bail, elle a tout intérêt à trouver un repreneur rapidement pour se libérer de ses engagements et éviter de verser un double loyer. Si vous êtes dans ce cas, pensez à glisser cette information lors de chaque rencontre professionnelle, partagez-la sur les réseaux sociaux (Linkedin en tête) avec de belles photos de vos bureaux et incitez vos collaborateurs à en faire de même.

Si vous cherchez des bureaux, là encore, n’hésitez pas à le faire savoir ! Tout d’abord, il s’agit d’un excellent signal pour votre entreprise, une nouvelle rassurante qui intéressera vos clients, prospects et partenaires. Ensuite, vous connaissez peut-être quelqu’un qui connait quelqu’un qui connait quelqu’un… qui libère prochainement ses bureaux, cherche un sous-locataire ou commercialise actuellement une surface susceptible de vous intéresser.

Rappelez-vous que dans les marchés tendus, les transactions “off-market” sont fréquentes. De nombreux bureaux changent de main en quelques heures sans avoir été rendus publics. Si tous vos contacts ont en tête que vous cherchez des bureaux, vous augmentez vos chances de trouver la perle rare rapidement.

#7. Pensez à demain

Si vous déménagez parce que vous avez besoin de plus d’espace pour recruter de nouveaux collaborateurs, cette bonne dynamique ne devrait pas s’arrêter là. Même s’il est difficile de faire des plans sur la comète, tâchez d’anticiper les conséquences à moyen terme de cette synergie positive en cherchant des bureaux adaptés à vos ambitions.

Attention donc à ne pas prendre trop petit sous peine de devoir repartir à zéro avec un nouveau projet de déménagement dans les prochains mois. Beaucoup d’entreprises en croissance choisissent de louer plus grand et de sous-louer une partie de leurs bureaux à des jeunes pousses en attendant. Veillez à vérifier que cette option est autorisée par votre contrat de bail et gardez en tête que vous devrez dans tous les cas en informer le bailleur.

Pratique : en choisissant Deskeo, vous optez pour une solution flexible qui vous accompagne tout au long de votre croissance. Louez aujourd’hui un espace qui correspond à vos besoins du moment. Nous aurons des surfaces plus importantes à vous proposer lorsque la question se posera, chaque chose en son temps !