Comment rédiger un compte rendu de réunion ?

L’importance des comptes rendus de réunion 

Les réunions professionnelles constituent des moments clés pour la collaboration, la prise de décisions et la coordination d'actions au sein des équipes d’une entreprise. Les comptes rendus de réunion sont donc essentiels puisqu’ils servent à consigner par écrit les échanges, les décisions et les engagements convenus lors de ces réunions.

Cependant, malgré leur importance, ils souffrent souvent d'une réputation de tâches ennuyeuses et chronophages.

Dans cet article, nous souhaitons vous partager des conseils pratiques pour faire des comptes rendus efficaces, sans pour autant vous accaparer trop de temps. Notre objectif est de vous faire percevoir les comptes rendus comme étant des outils utiles et précieux pour une communication claire et une meilleure coordination, plutôt que comme une tâche fastidieuse.

Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ?

Un compte rendu de réunion, appelé aussi procès-verbal, est un document synthétique rédigé après une réunion, résumant de manière concise et précise les discussions, les points abordés, les décisions prises et les actions convenues au cours de cette rencontre.

Le but principal d'un compte rendu est de consigner de manière fidèle et organisée les échanges et les décisions afin de les rendre accessibles à toutes les parties prenantes. Il sert à informer ceux qui étaient présents ainsi que ceux absents, à établir un suivi des actions décidées, à clarifier les responsabilités de chacun et à assurer une mémoire collective de la réunion.

Les étapes de la rédaction d'un compte rendu de réunion

Rédiger le compte rendu d’une réunion d’équipe suit un processus méthodique pour garantir la précision et la clarté des informations consignées. Voici notre méthode pas à pas pour réussir cette tâche :

La préparation 

Avant la réunion, la phase de préparation est importante. Elle englobe la compréhension des objectifs de la réunion, la collecte préalable des documents pertinents et l'établissement d'une structure claire pour la prise de notes. Cela inclut également la définition et le partage de l'ordre du jour avec les participants. L’ordre du jour qui introduit le déroulement de la réunion favorise une rencontre plus productive et assure que les échanges se concentrent sur les objectifs définis au préalable.

La prise de notes 

Pour une prise de notes efficace, concentrez-vous sur les points clés, les décisions prises, les actions à entreprendre et les personnes responsables. Utilisez des abréviations, des symboles ou des mots-clés pour accélérer la rédaction.

Les éléments incontournables 

Un compte rendu doit contenir des informations clés telles que l'ordre du jour, les participants présents, les sujets discutés, les décisions prises avec les raisons sous-jacentes, les actions à entreprendre avec les échéances et les responsables.

La mise en forme

Optez pour une mise en forme claire et organisée. Utilisez des titres, des puces ou des numéros pour structurer les sections. Veillez à une présentation visuelle adéquate pour faciliter la lecture.

Quelques conseils supplémentaires pour réussir son compte rendu de réunion 

Pour rédiger efficacement un compte rendu de réunion, vous pouvez utiliser des outils digitaux comme Microsoft OneNote, Evernote ou Google Keep qui s'avèrent très pratiques. Ces logiciels permettent une organisation méthodique des notes prises lors de la réunion et offrent la possibilité de rechercher facilement des informations précises ultérieurement.

Dans la mesure où cela est autorisé, l'enregistrement audio de la réunion peut être un complément utile aux notes prises. Cela permet de garantir la précision des informations consignées et facilite la rédaction du compte rendu en se référant à l'enregistrement pour des détails spécifiques.

Vous pouvez également créer ou utiliser des modèles de compte rendu préétablis. Ces modèles offrent une structure claire avec des sections préformatées pour les points clés à inclure, facilitant ainsi la rédaction et assurant l'homogénéité des comptes rendus. N'hésitez pas à consulter des exemples de comptes rendus pour vous inspirer.

Erreurs courantes à éviter lors de la rédaction d'un compte rendu de réunion 

Lorsque vous rédigez un compte rendu de réunion, vous pouvez commettre certaines erreurs qui peuvent amoindrir sa qualité :

• Omission d'informations importantes : Ne pas indiquer les décisions prises ou les actions convenues. Par exemple, ne pas mentionner les deadlines pour chaque action.
• Manque de clarté : Utiliser des termes vagues ou des formulations ambiguës. Par exemple, écrire "des mesures ont été prises" sans préciser quelles mesures exactement.
• Trop de détails inutiles : Inclure des informations redondantes. Par exemple, insérer des détails superflus sur des discussions secondaires qui n'ont pas d'impact direct sur les décisions prises lors de la réunion.

En bref : la clé d'un compte rendu réussi

La rédaction d'un compte rendu efficace nécessite une attention particulière à plusieurs aspects clés. Comprendre clairement les objectifs de la réunion et collecter les informations pertinentes sont des étapes fondamentales. Une prise de notes organisée et concise, combinée à une structuration claire et une rédaction précise, garantissent des comptes rendus utiles.