Tout savoir sur les bureaux partagés

Les bureaux partagés sont en plein essor et se positionnent comme une tendance majeure dans le monde professionnel actuel. Ils représentent des environnements modernes propices à la collaboration et à l'innovation, où plusieurs entreprises partagent un même espace. Cette formule gagne rapidement en popularité car elle offre une alternative attrayante aux bureaux traditionnels, et favorise la synergie entre les entreprises avec une utilisation optimale des ressources.

Que vous soyez un entrepreneur en quête d'efficacité, une start-up en pleine croissance ou une entreprise établie à la recherche de flexibilité, nous vous invitons aujourd’hui à découvrir comment les bureaux partagés peuvent répondre à vos besoins professionnels et stimuler votre succès.

Qu'est-ce qu'un bureau partagé ?

Les bureaux partagés représentent une évolution moderne des espaces de travail et offrent une alternative flexible aux bureaux traditionnels et aux espaces de coworking. 

Contrairement aux bureaux traditionnels où une seule entreprise occupe tout un étage, ici, la flexibilité règne en maître. Les bureaux partagés rassemblent plusieurs entreprises ou travailleurs indépendants dans un même lieu et chaque entité dispose de son propre bureau privé tout en partageant les espaces communs tels que les salles de réunion, les cuisines et les espaces de détente.

Comparés aux espaces de coworking, les bureaux partagés se distinguent par leur structure plus définie. Alors que les espaces de coworking encouragent souvent le travail en communauté dans des espaces ouverts, les bureaux partagés peuvent offrir une plus grande intimité avec des bureaux individuels. Cependant, comme dans les espaces de coworking, les contrats de location sont généralement plus souples, ce qui permet aux entreprises de modifier leur espace en fonction de leurs besoins évolutifs.

En ce qui concerne les configurations, elles peuvent varier, avec des aménagements "bench" où tout le monde est aligné sur une même table, ou des espaces "open space" avec des bureaux disposés de manière plus libre.

Avantages des bureaux partagés

Les bureaux partagés offrent une multitude d'avantages attrayants pour les entreprises. Parmi ces avantages, la réduction des coûts est l'un des plus évidents. En partageant les frais de location, les entreprises peuvent économiser considérablement sur leurs dépenses immobilières. Cela leur permet d'allouer leurs ressources financières à d'autres aspects de leur activité, tels que le développement commercial ou le recrutement de talents.

La flexibilité est un autre avantage clé des bureaux partagés. Contrairement aux baux commerciaux traditionnels et comme mentionné précédemment, les contrats de location des bureaux partagés sont généralement plus souples. Les entreprises peuvent ajuster leur espace en fonction de leurs besoins évolutifs, que ce soit en augmentant ou en réduisant leur surface, ou même en ajoutant des services supplémentaires selon leur croissance.

Et que dire des opportunités de réseautage ? Travailler à côté d'autres professionnels peut vous ouvrir des portes insoupçonnées. 

Défis et considérations

Nous l’avons bien compris, les bureaux partagés offrent de nombreux avantages. En revanche, nous reconnaissons que tout n'est pas toujours parfait dans ce domaine, car ils peuvent également poser des défis qu'il convient de considérer. 

La gestion de la confidentialité en fait partie. En partageant un espace de travail avec d'autres entreprises ou travailleurs, il peut parfois être difficile de préserver la confidentialité des informations sensibles. Cela peut être particulièrement préoccupant pour les entreprises travaillant dans des secteurs réglementés ou ayant besoin de protéger des données confidentielles. Pour surmonter ce challenge, des politiques et des mesures de sécurité appropriées peuvent être mises en place : utilisation de salles de réunion privées pour les discussions confidentielles ou mise en place de pare-feu et de protocoles de sécurité informatique robustes.

Le bruit est un autre problème courant dans les bureaux partagés. Avec plusieurs entreprises travaillant côte à côte dans un même espace, le niveau sonore peut parfois devenir un facteur de distraction pour les occupants. Pour atténuer ce problème, il est important de concevoir l'espace de manière à réduire les nuisances sonores, en utilisant des matériaux d'insonorisation, en installant des cloisons acoustiques ou en aménageant des zones de travail dédiées pour les activités nécessitant plus de concentration.

Enfin, pour optimiser le confort et l'efficacité dans les bureaux partagés, l’environnement de travail doit être agréable et fonctionnel. Cela peut inclure l'aménagement de zones de détente confortables pour les pauses, l'installation de mobilier ergonomique pour prévenir les problèmes de santé liés au travail de bureau, ou encore la mise en place de politiques favorisant le respect et la collaboration entre les occupants

Comment choisir le bon bureau partagé ?

Trouver le bureau partagé parfait peut sembler être un parcours semé d'embûches, mais avec nos conseils, vous pouvez trouver un espace qui répond parfaitement aux besoins spécifiques de votre entreprise. 

Les facteurs à considérer pour un choix réfléchi

Chaque entreprise a des besoins uniques en matière de bureau. Ce qui convient à votre entreprise peut ne pas convenir à celle de votre concurrent, et pourtant ce choix est déterminant dans le maintien de la productivité et de la motivation de vos collaborateurs. C'est pourquoi il est important  de choisir vos bureaux avec soin. 

Pour ce faire, vous devrez notamment prendre en compte plusieurs critères que nous jugeons essentiels, tels que :

• Coût : Assurez-vous que le prix de la location est aligné avec votre budget et qu'il comprend tous les services dont vous avez besoin.
• Localisation : Vérifiez la facilité d'accès au bureau partagé en termes de transports en commun, de stationnement et d'accessibilité pour les personnes à mobilité réduite.
• Services inclus : Renseignez-vous sur les services inclus dans le loyer, tels que l'accès à Internet, l'électricité, le nettoyage, les salles de réunion, etc.
• Termes du contrat : Examinez attentivement les termes du contrat de location, y compris la durée, les conditions de résiliation, et les éventuels frais supplémentaires.

Questions à poser lors d’une visite

Lors de votre visite d'un espace de bureau partagé, assurez-vous de poser les questions suivantes pour vérifier si l'endroit répond à toutes vos attentes :

• Quels services sont inclus dans le loyer ?
• Quelles possibilités de personnalisation offre-t-il ?
• Y a-t-il des frais supplémentaires à prévoir ?
• Quelle est la politique de réservation des salles de réunion ?
• Quelle est la politique de sécurité en vigueur ?
• Comment est gérée la problématique du bruit dans cet espace ?

Chez Deskeo, nous trouvons les bureaux qui répondent aux besoins de votre entreprise. Si vous souhaitez être accompagné dans votre recherche, n'hésitez pas à nous contacter. Des clients comme Epsor ont fait confiance à notre expertise et ont été extrêmement satisfaits de notre collaboration.