Au secours, mes bureaux ne sont plus adaptés à mes besoins !

Le Covid-19 a semé la tempête. Chômage partiel, télétravail, distanciation sociale… C’est la panique à bord ! À la vue de vos bureaux vides, loin de vos collaborateurs, vous avez des doutes sur l’avenir. Peut-être est-ce l’occasion de vous réorganiser ? Ou bien encore de prendre le large et de changer de bureaux ? Quelles sont les solutions pour adapter vos espaces de travail à cette situation inédite ? Laissez-vous porter, Deskeo, expert en immobilier de bureaux, vous aide à faire le point.

La crise sanitaire aura des conséquences pour toutes les entreprises. Synonyme d’opportunités pour certains, de coup d’arrêt pour d’autres, elle risque de bouleverser les modes de travail des Français et donc de transformer notre rapport aux bureaux.

Tous les décideurs s’interrogent en particulier sur l’avenir du télétravail et l’impact qu’il aura au sein de leur organisation. Selon un sondage Deskeo réalisé auprès de près de 3.000 professionnels en mai dernier, 32% des Français aimeraient télétravailler une ou deux demi-journées par semaine après la phase de déconfinement.

Un tel changement sociétal aura des répercussions sur la manière dont les entreprises envisagent leurs espaces de travail. Deskeo vous aide à vous poser les bonnes questions dès aujourd’hui pour prendre les bonnes décisions demain.

1. Plan de sauvetage : renégocier son bail

Par une mer agitée, la première chose à faire est de réduire la voilure. Avec vos bureaux, c’est peu ou prou la même situation. Renégocier les termes de votre contrat peut vous permettre de sortir progressivement la tête de l’eau et de vous économiser un déménagement… à condition de bien le gérer.

Rester à bord, mais renégocier son loyer

Comme la majorité des entreprises françaises, il y a de grandes chances que vous soyez embarqué dans un « bail 3-6-9 ». Autrement dit un bail commercial qui suit le mécanisme de la révision triennale. Tous les 3 ans, vous et votre bailleur avez la possibilité de renégocier les termes de votre contrat, dont le loyer. Si vous voulez conserver vos bureaux, la première chose à faire est donc de jeter un œil à la prochaine date de révision de votre bail. Si cette échéance approche, profitez-en pour aborder la question du loyer avec le propriétaire des lieux.Cependant, vous pouvez demander une révision de votre le loyer à tout moment. L’article 1195 du Code civil prévoit précisément que les parties peuvent renégocier leur contrat si un changement de circonstances qui était imprévisible au jour de la conclusion du contrat rend l’exécution excessivement onéreuse pour une partie.

Cette option paraît séduisante sur le papier. Mais, en pratique c’est bien plus complexe. Au petit jeu de la négociation, vous pourriez sortir perdant. Si vous êtes installé dans un quartier demandé de Paris ou Lyon, il faut avoir en tête que le taux de vacance est très bas, avec plus de demande que d’offre. Votre loyer sera donc difficilement négociable et vous risqueriez fort de mettre le feu aux poudres dans vos relations avec votre bailleur. N’allez pas vous noyer dans une négociation risquée, tentez plutôt d’obtenir une période de franchise.

La franchise pour balise

Pour mettre toutes les chances de votre côté, voici quelques conseils pour comprendre la psychologie de votre bailleur. Si la révision du loyer à la baisse peut être un moindre mal pour une SCPI qui a intérêt à collecter un revenu (même inférieur) tous les mois et à éviter toute période de vacance, il en va bien différemment des bailleurs institutionnels. Pour ces acteurs établis souvent propriétaires de leur patrimoine immobilier depuis des décennies, la vision est plus lointaine. Ils valorisent leurs biens comme des actifs financiers, leur premier enjeu est de maintenir les valeurs locatives au plus haut. Pour eux, pas question d’accepter une baisse de loyer. Il sera plus judicieux de demander quelques mois de franchise.

Mieux que le report ou l’étalement des loyers proposé par le gouvernement pour les micro-entreprises, la franchise consiste en la gratuité des loyers sur une durée donnée. Souvent accordée pour participer indirectement au financement de travaux de rénovation ou d’aménagement, elle prend un tout nouveau sens en cette période de réorganisation globale des bureaux.

Quelques mois de franchise peuvent vous aider à traverser cette période difficile. Mais attention, le propriétaire doit y trouver son compte. Souvenez-vous, il n’a aucune obligation d’accepter des conditions qui ne lui sont pas favorables. En échange, proposez-lui un allongement de votre durée d’engagement, cela fera avancer les discussions dans le bon sens.

2. Appelez des renforts en sous-location

Avec une partie de vos collaborateurs en télétravail régulier ou une réduction d’effectifs, vous vous retrouvez avec une surface vide ou inutilisée ? Appelez des renforts ! Sous-louer une partie de vos locaux peut vous faire gagner un peu de temps et vous éviter un déménagement soudain. Mais attention, la sous-location est rarement un long fleuve tranquille…

Sous-location : avant de passer le cap, l’accord du bailleur

Mettre vos locaux en sous-location aura pour avantage de réduire le coût de votre loyer et de partager vos charges et taxes. Un bon bol d’air si vous avez la tête sous l’eau ! Mais cela ne se fera pas si ce n’est pas prévu dans votre bail et sans l’accord de votre bailleur. Comme pour les particuliers, la sous-location est en principe interdite. Selon l’article L 145-31 du Code de commerce, pour en profiter, il faut, au choix:

• insérer une clause spécifique dans le contrat de bail
• ou avoir l’autorisation expresse de votre bailleur.

Important : Ne négligez pas cette obligation légale, elle vous sauvera en cas de problème.

Enfin, ne voyez pas dans la sous-location un moyen de vous enrichir, le loyer ne peut dépasser celui qui vous est attribué.

Notez également que si une partie inoccupée de vos bureaux peut être sous-louée de manière indépendante (comme un étage par exemple), Deskeo peut reprendre cette surface pour vous permettre de conserver vos bureaux sans avoir à déménager.

Une fausse bonne idée ?

Dans le cadre d’une sous-location de vos bureaux, vous restez le preneur du bail et êtes donc toujours tenu de l’ensemble des obligations liées aux bureaux que vous sous-louez. Dégradations, nuisances, défaut de paiements, vous êtes seul à bord pour en assumer la responsabilité. Un problème avec votre sous-locataire ? Le bailleur s’adressera à vous.

Dans les faits, la sous-location est généralement un bon plan pour le sous-locataire et une galère pour le locataire. Vous allez devoir gérer vous-même la recherche d’une entreprise prête à accepter vos conditions, sans aucune garantie que la cohabitation se passera bien. Vous allez continuer à entretenir cette surface que vous avez déjà meublée et aménagée, en espérant en avoir besoin à l’avenir, mais quand ? Difficile à anticiper précisément…

De son côté, votre hôte pourra jouir de vos bureaux au meilleur prix et sans réel engagement. Donc, à moins de tomber sur un sous-locataire 100% fiable, le bon plan de la sous-location risque fort de se transformer en déception. D’autant qu’en ce moment, du fait du déconfinement, l’offre d’espaces en sous-location est en forte hausse. Vous aurez encore plus de concurrence et donc plus de mal à trouver la perle rare… Attention, galères en vue !

3. C’est décidé, je change de bureaux

Votre décision est prise ! Après tout ces bureaux ne vous correspondent plus. Votre équipe s’est agrandie ou s’est un peu allégée, beaucoup sont en télétravail et certains le resteront… Bref, vous souhaitez un lieu adapté à vos besoins. Libre à vous de tracer votre route, mais avant de prendre le large il est primordial de préparer la suite.

La recherche de successeur

Vous avez décidé de vous diriger vers de nouveaux bureaux. Bien, mais avant de déménager, il vous faut quitter vos bureaux actuels. Par définition, dans un bail 3-6-9, vous avez la possibilité de mettre fin à votre contrat tous les 3, 6 ou 9 ans. Si cette échéance approche et que les délais vous conviennent, n’oubliez pas d’informer votre bailleur par lettre recommandée six mois avant la fin de la période triénale.

Fort heureusement, vous avez deux issues de secours : soit vous envisagez avec votre propriétaire une résiliation anticipée, soit vous parvenez à trouver un successeur afin qu’il reprenne votre contrat de bail. Le but de cette opération est simple : répondre aux besoins du bailleur (loyers jusqu’au terme du bail convenu), et vous permettre de vous libérer de votre engagement.

Mais là encore, plus facile à dire qu’à faire. Trouver le remplaçant idéal n’est pas chose aisée. Nous vous conseillons chaudement de faire appel à un conseil en immobilier d’entreprise pour vous aider dans cette tâche. Ses services ont un coût, certes, mais il vous fera gagner beaucoup de temps et d’énergie. D’autant qu’il faudra que le candidat accepte de remplir les mêmes conditions que celles de votre bail : loyer mensuel et charges, dépôt de garantie… sans bénéficier de mois de franchise pour faire des travaux (le propriétaire n’aura aucun intérêt à accepter cette condition supplémentaire). Une fois la perle rare trouvée, reste à convaincre votre bailleur de l’accepter à votre place.

Avant de lever l’ancre : la remise en état

L’équipage a déserté et vous êtes prêt à quitter le navire. Avant de partir, vous avez pour obligation de remettre les lieux en état. Une situation rarement anticipée par les locataires. Vous et votre bailleur devez vous mettre d’accord sur la configuration ainsi que sur l’état des locaux (parfait, excellent, bon, état d’usage …). Pour ce qui est de l’état, il s’agit d’une notion subjective qui prête souvent à débat. Un débat souvent houleux lorsqu’il s’agit de distinguer la vétusté (à la charge du bailleur) d’un défaut d’entretien (à la charge du preneur). Et l’addition peut s’avérer très salée !

Pour couronner le tout, vous devrez payer deux loyers pendant plusieurs mois, le temps de réaliser des travaux dans vos futurs locaux puis de remettre les anciens en état. N’oubliez pas ce détail qui risque, là encore, de peser sur vos finances.

4. Comment éviter les complications ?

Plus que jamais, les espaces de travail tels que nous les avons connus jusqu’ici sont remis en question. Mesures sanitaires, télétravail, dimensionnement, flex office… le bureau est sous pression.

Malgré tout, l’immobilier restera l’un des principaux postes de dépense des entreprises, généralement le 2e après les salaires. Pour prendre les bonnes décisions en période de crise, voici les critères que nous vous conseillons de surveiller pour votre prochaine recherche de bureaux :

• L’engagement. Comme évoqué tout au long de cet article, évitez de vous retrouver bloqué à l’avenir avec un engagement trop long. Le futur est incertain, il est de moins en moins évident de savoir de quoi l’avenir sera fait. Plus que jamais, vous avez besoin de pouvoir vous adapter rapidement pour faire face à l’imprévisible. En signant un bail classique, vous vous engagez sur neuf ans, avec tous les inconvénients que cela implique. Privilégiez les solutions flexibles comme celles proposées par Deskeo pour réduir les durées d’engagement fermes et vous donner la possibilité d’évoluer à votre rythme.
• Les investissements. L’immobilier représente le deuxième poste de dépenses des entreprises après les salaires. Gardez en tête que, tout mis bout à bout le coût total d’une location de bureaux représente généralement le double du loyer chargé. Les contrats de prestation de service tout compris proposés par Deskeo vous permettent de limiter les investissements. Terminé les dépenses faramineuses en CAPEX la 1ère année (travaux, mobilier…), vous payez uniquement pour ce que vous consommez tout au long de votre contrat.
• La taille. De quelle surface avez-vous réellement besoin à court et moyen terme ? La pratique du télétravail au sein de vos équipes, même à temps partiel, aura forcément un impact sur vos besoins en surface. Interrogez-vous en amont pour ne pas vous retrouver avec des bureaux vides la moitié du temps… Opter pour une surface plus petite peut vous permettre d’investir dans des bureaux mieux situés ou dans le confort de vos salariés : aménagement, équipements, décoration, services, etc.
  Idée : Avez-vous pensé au flex-office ou “sans bureau fixe” ? Notre dernière étude a montré que 79% des Français sont prêts à sacrifier leur bureau personnel si cela leur permet de travailler davantage à distance…
• La localisation. Comme le montre notre récent sondage, le gain de temps de trajet est ce que les Français apprécient le plus en télétravail. À l’avenir, vos collaborateurs vont devenir de plus en plus exigeants vis-à-vis de la proximité de leur lieu de travail et de leur domicile. Favorisez donc des bureaux dans des quartiers centraux, très bien desservis.
• L’aménagement. On se dirige vers un monde dans lequel les salariés auront davantage l’occasion de travailler de chez eux. Dans ce nouvel environnement, la fonction première des bureaux évolue. À l’avenir, l’enjeu sera de proposer au bureau ce qui manquera à vos équipes à distance : un cadre de travail confortable et équipé pour pouvoir collaborer de manière efficace. L’aménagement, la décoration et le choix du mobilier sera primordial pour donner envie à vos collaborateurs de se rendre au bureau. Vos bureaux reflètent votre culture, votre vision du monde, soignez-les !

Pour résumer, vos principaux enjeux pour vos prochains bureaux sont la réduction de la durée d’engagement et des investissements. Vous avez désormais toutes les cartes en main pour vous lancer. À vous de jouer !