Aménagement et mobilier : 8 conseils pour hybrider votre bureau

par Paulina Jonquères d’Oriola

En 2021, 22% des salariés ont télétravaillé en moyenne chaque semaine. Pour autant, le présentiel n’a pas dit son dernier mot, et c’est aujourd’hui le travail hybride qui semble s’imposer au sein des entreprises. Un nouveau mode organisationnel qui implique de vrais changements dans la manière de concevoir les espaces, à la fois en matière d’aménagement mais aussi de mobilier. L’objectif de cet article ? Faire de vos locaux une arme de séduction massive pour vos talents, en collant à leurs nouvelles aspirations. On vous explique ici comment transformer vos bureaux en véritables minotaures, à cheval entre Paris, Bordeaux et Rio.

1. Des espaces modulables à souhait

Le constat : Alors que le 100% présentiel semble désormais appartenir à la préhistoire, les entreprises font face à de vrais défis dans l’affectation de leurs bureaux. Comment gérer des flux de travailleurs inconstants ? Car si une partie des effectifs exerce en remote, reste que les temps “on site” demeurent essentiels pour fédérer les équipes. Alors, il va bien falloir pouvoir accueillir tout ce petit monde. L’aménagement de votre bureau ainsi que le choix du mobilier sont des éléments clé pour répondre aux problématiques actuelles que connaissent les entreprises

La solution : Rendre ses bureaux aussi souples qu’une instayogi en optant pour des équipements modulables. “C’est une demande de plus en plus fréquente de nos clients”, confirme Jade Clouet, responsable mobilier chez Deskeo. Autrement dit, les entreprises d’aujourd’hui ont besoin d’espaces pouvant jouer les transformistes, passant d’une salle de réunion à des bureaux temporaires.

En pratique :

• Nous vous conseillons d’opter pour du mobilier modulable, que ce soit par sa fonction ou encore sa praticité (comme une table pliante sur roulettes ou des chaises empilables). “Par exemple, on peut moduler une salle de réunion en optant pour une table centrale, ou au contraire pour des tables individuelles. Et le lendemain, la transformer en salle de cocktail en poussant tout le mobilier sur le côté”, illustre Jade.
• Les cloisons mobiles sont aussi une solution extrêmement pratique pour délimiter les espaces. Notre chouchou chez Deskeo ? Les cloisons en papier recyclé, à la fois esthétiques mais possédant aussi des propriétés acoustiques. En plus d’être jolies, elles sont discrètes. Une fois pliées, elles se calent partout le long d’un mur. La notion de mobilité est au coeur de l’aménagement de bureaux et concerne bien évidemment le mobilier.
• Petit point de vigilance : lorsque l’on opte pour de la modularité, il y a plusieurs questions à anticiper dès la phase chantier. “On n’y pense pas, mais un sol facilement nettoyable est essentiel pour répondre à cette flexibilité. De même, si l’on a une phone box mobile, il faut tout de même penser aux branchements”, explique Sarah Michallat, architecte d’intérieur pour Deskeo. Autant de points que nos équipes prennent en considération lors de la conception des projets.

2. Aménagement de bureaux : du flex office s’il vous plaît !

Le constat : Qu’il est loin le temps où Jean-Paul et Stéphanie avaient leur bureau attitré, le décorant à leur guise de leurs dernières photos de vacances en Corse. Une fois encore, il devient difficile de réserver un poste de travail permanent pour les salariés quand toute la masse des employés se retrouve rarement sur site en même temps, et où les effectifs peuvent varier du simple au quadruple d’une journée à l’autre.

La solution : Le flex office ! “C’est une demande quasiment incontournable aujourd’hui pour nos clients”, affirme Jade. Bien sûr, en fonction du profil des entreprises cela peut être plus ou moins facile à mettre en place. En effet, certaines sociétés de secteurs plus traditionnels peuvent avoir besoin d’un accompagnement au changement dans la mise en place du flex office.

En pratique :

• Les bureaux en flex office ont beau ne pas être attitrés, ils respectent un ratio de collaborateurs au sein d’un espace.
• Une fois les bureaux installés, les employés se posent où ils le désirent et sont mobiles au sein des espaces (possibilité de travailler dans l’open space ou encore les espaces dédiés à la convivialité).
• ”Il peut être intéressant d’ajouter des casiers pour que les employés aient quand même un endroit pour poser un sac de sport ou un carnet”, préconise Jade, sachant qu’ils ne pourront pas mettre du bazar sur leur bureau puisque par essence, une autre personne l’occupera certainement le lendemain.

3. Des positions de travail à 360°

Le constat : Avec le télétravail, nous nous sommes tous habitués à travailler dans de multiples positions, y compris les plus informelles. Les doigts de pieds en éventail sur le canapé, debout sur le rebord de notre fenêtre ou à la terrasse d’un bistrot. Alors, comment faire pour retrouver cette diversité de positions au bureau ?

La solution : Tout simplement en optant pour du mobilier adaptable au gré des envies, et en aménageant des espaces variés.

En pratique :

• Il existe des bureaux électriques qui montent et descendent selon les désirs de l’employé. Ces bureaux permettent ainsi d’alterner entre les positions assises et debout.
• Les alcôves offrent quant à elles la possibilité de trouver un espace d’intimité pour travailler, le plus souvent quelques heures dans la journée.
• Les office balls – semblables aux assises en forme de boule préconisées pour les femmes enceintes – sont aussi de plus en plus plébiscitées. “Elles permettent de travailler dans la bonne posture, notamment en sollicitant les abdominaux et le dos puisqu’elles requièrent de se tenir en équilibre”, précise Jade. Elles sont également particulièrement appréciées dans les “creative rooms”, des salles de réunion nouvelle génération qui ont pour objectif de libérer la créativité en adoptant des postures variées et plus décontractées qu’à l’accoutumée.

4. Des espaces de convivialité qui donnent (vraiment) envie

Le constat : Désormais, on ne va plus au travail… simplement pour travailler. On est avant tout en quête de liens sociaux, de moments de complicité, de développer son sentiment d’appartenance. Et cela passe par des bureaux dans lesquels on se sent chez soi. “C’est devenu un enjeu central pour redonner envie aux employés de venir en présentiel”, soutient Jade. Et c’est d’autant plus vrai pour les navetteurs qui parcourent de nombreux kilomètres pour se rendre au bureau !

La solution : Mettre le paquet sur les espaces de convivialité. “Chez Deskeo, nous estimons qu’ils sont absolument centraux”, renchérit Sarah, déjà parce qu’ils génèrent une forme d’effet whaou qui va convaincre les futures recrues de vous rejoindre. “Ces espaces donnent le ton, rassurent et parlent de l’entreprise”, ajoute Jade. Ils vont aussi permettre aux employés de se sentir presque comme à la maison. C’est d’autant plus vrai à l’heure de la “civilisation du cocon” qui s’est développée en sortie de confinement.

En pratique :

• Il est essentiel d’instaurer au moins un espace de convivialité dans l’entreprise. Chez Deskeo, cela prend généralement la forme d’une “plaza cafet” centrale dans laquelle les collaborateurs peuvent se retrouver à l’heure du déjeuner.
• Ces espaces sont souvent colorés et aérés
• Les espaces liés à la convivialité peuvent aussi être plus intimes, comme des petits recoins avec des canapés pour faire une réunion informelle ou simplement prendre un café. Voire même se reposer (appréciable quand on s’est levé à 5H du matin pour prendre son train).
• Pour créer une réelle vie d’entreprise, nous vous conseillons aussi d’instaurer des rendez-vous qui donnent envie de venir au bureau, comme un petit déjeuner tous les vendredis matin, ou une séance de yoga.

En bonus : outre les espaces de convivialité, les salles dédiées au sport, au repos ou encore à l’allaitement des jeunes mamans sont d’autres arguments témoignant de la prise en compte du bien-être des salariés. Bien évidemment, on les retrouve plutôt dans des entreprises de grande échelle.

5. Des cabines de téléconférence à portée de yeux

Le constat : C’est un fait qui ne nous ravit pas vraiment (et encore moins notre ophtalmo) : nous passons de plus en plus de temps en visioconférence. Malgré la distance, nous avons toujours besoin de nous parler et d’échanger, y compris pour le petit appel Slack (calé à l’arrache). Le truc, c’est que l’on ne va pas gêner son petit camarade d’à côté en faisant son dernier REX avec Pierre à tue-tête.

La solution : Elle est toute simple et bien connue des entreprises : les cabines de téléconférences pour les calls individuels. Si au départ, nous pouvions émettre des doutes quant à la capacité d’insonorisation des cabines, et nous sentir peu à l’aise de passer un coup de fil derrière une vitre à deux pas de nos collègues, ces réticences semblent dépassées. “Ce qui est important désormais, c’est qu’elles soient proches de l’open space pour permettre aux employés de s’y rendre facilement, sans les réserver au préalable”, note notre architecte Sarah.

En pratique :

• On trouve des cabines à tous les prix. Chez Deskeo, nous utilisons une cabine fabriquée en France.
• Il est important que ces cabines ne soient pas nécessairement planquées au sous-sol, et que l’on puisse s’assurer de leur disponibilité en un clin d’œil.
• Ces cabines peuvent aussi servir à cloisonner les espaces, créer de la circulation.

6. Une sono digne de Devialet

Le constat : Les réunions asymétriques n’auraient-elles pas un avant-goût de l’enfer ? Autrement dit, ces meetings où une partie de l’équipe est en présentiel, échangeant des small talks dans la salle tandis que les salariés à distance ne captent rien de ce brouhaha et n’arrivent pas à en placer une. C’est ce qui se passe lorsque l’on n’a pas anticipé l’équipement des salles de réunion.

La solution : Opter pour du matériel compétent et intelligent lors de votre aménagement de bureaux.

En pratique :

• En matière d’équipement technologique, il est important d’anticiper les branchements (la visio à la télé par exemple).
• La connectique et les outils doivent être faciles pour partager les documents, les prises doivent être adaptables sur tous les ordinateurs.
• Et bien sûr, “il faut placer des éléments de son sur la table qui permettent de ne pas hurler quand on se retrouve face à un ordinateur, et que les autres membres à distance ne se sentent pas exclus car ils n’entendent pas la moitié de la réunion”, conseille Sarah.

7. Une lumière qui chouchoute les yeux

Le constat : On ne va pas vous en retartiner une couche mais la visio, ça fait mal aux yeux. “La lumière devient donc un élément central pour nos clients”, constate Sarah. A l’heure de l’hybridation, c’est un point très important.

La solution : Tout d’abord, la recherche de la lumière naturelle est un must. Mais dans les villes où l’immobilier d’entreprise connaît une forte pression, cette possibilité n’existe pas toujours. Il faut alors jouer avec la lumière artificielle.

En pratique :

• Nous vous conseillons les lumières à intensité variable qui s’ajustent selon la luminosité ambiante. Cela évite les guerres de clochers (comprenez les guerres incessantes sur la clim ou le trop plein de lumière !). Toutefois, ces lumières demeurent réglables individuellement.
• Privilégiez les lumières chaudes de type LED, car les lumières blanches peuvent avoir tendance à faire mal à la tête.

8. Le super bonus : une déco qui vous ressemble

Le constat : Qui a envie de se retrouver dans une tour sans âme à la Défense ? Plus grand monde. Alors que nous avons pris goût au confort feutré de notre appartement, il semble plus que jamais essentiel de proposer des bureaux qui véhiculent une vraie personnalité.

La solution : Personnaliser votre décoration selon votre secteur d’activité par exemple, vos couleurs, opter pour du mobilier plus “funky” que de simples tables blanches et chaises noires rotatives.”Chez Deskeo, nous ne nous contentons pas d’apporter le wifi et l’imprimante. Il faut que chaque client se sente chez lui”, confirme Sarah.

En pratique :

• N’hésitez pas à ajouter votre logo sur un mur, mais aussi à opter pour du mobilier à vos couleurs.
• Des projets plus audacieux peuvent même être envisagés. A titre d’exemple, nous avons conçu une décoration sur mesure pour Sorare en créant un mur de ballons et de maillots. Bref, à chaque entreprise son propre projet !