Aménagement de bureaux : 30 erreurs à éviter

L’aménagement de vos bureaux est une étape primordiale pour la productivité et le bien-être de vos employés. À moins de s’adresser entièrement à des experts, les erreurs sont courantes. Nous vous avons dressé une liste des pièges à éviter pour organiser au mieux vos espaces de travail.

1. État des lieux

• Partir d’un plan pré-conçu peu importe le bâtiment. Il faut utiliser les spécificités de chaque espace lors de l’aménagement de vos bureaux. Parfois certains coins des bâtiments sont difficilement aménageables, on peut alors en profiter pour créer des petites espaces canapés, des phone-booths, des espaces cafés ou des espaces silences toujours appréciés par les équipes.
• Tout miser sur l’esthétique. Un bel espace nécessite beaucoup de travail mais il ne prend souvent pas en compte l’aspect premier d’un environnement de travail: la praticité. Un espace de travail réussi doit être beau ET permettre aux équipes de gagner en productivité. Pensez à définir un cahier des charges précis avant même de commencer à travailler sur la conception de votre espace de travail.
• Oublier les sols. Les sols sont vos alliés ! Ainsi, les planchers techniques, certes esthétiquement peu reluisants, sont extrêmement pratiques. Privilégiez les trappes aux nourrices et placez les sous les bureaux.
• Négliger les espaces en sous-sol. Chaque surface mérite d’être aménagée. Amusez-vous avec l’espace ! Même en sous-sol, vous pouvez créer des salles de jeux, de sieste, des salles de sport ou des espaces de rangement !
• Surcharger les espaces extérieurs. Si vous en avez, profitez-en mais attention à les aménager avec du mobilier pratique, peu volumineux, confortable et surtout, qui supporte bien l’humidité et la pluie !
• Se fier à sa première impression. Toujours regarder sous les faux plafonds. Avec un peu de chance, vous découvrirez une hauteur sous plafond très importante, et peut-être même des moulures dans les bâtiments haussmanniens. Idem pour les sols. Au fur et à mesure du temps, certains espaces ont été rénovés plusieurs fois et plusieurs couches ont pu se succéder. Un plancher en bois magnifique se cache peut-être sous trois couches de moquette !

2. La cuisine

La cuisine sera utilisée par tous vos salariés, à chaque déjeuner et chaque pause café/thé. Il est donc primordial d’en faire un espace de vie agréable. Voici les erreurs à ne pas faire :

• Sous-estimer l’espace nécessaire. Avec une cuisine trop petite, vos équipes ne pourront pas se réunir et risqueront de suffoquer. C’est l’exact opposé du bien-être au travail ! Votre salle à manger doit pouvoir accueillir 80% de vos équipes au même moment (tout le monde déjeune entre 13h et 14h). Pensez à aménager une salle à manger et une cuisine ouverte pour gagner de l’espace.
• Acheter du mobilier uniforme. Une erreur courante lors de l’aménagement de bureaux. Au contraire, afin de donner de la vie à l’espace, privilégiez des formes de mobilier et des hauteurs d’assises différentes.
• Mixer trop de matériaux et de couleurs. Quelques touches de couleurs peuvent égayer l’espace mais attention à ne pas en faire trop… Si vous mélangez les matériaux et les couleurs, l’espace risque de perdre son caractère et sera moins agréable à vivre.
• Construire la cuisine dans un espace sans fenêtre. Les différentes odeurs de micro ondes risquent vite d’avoir besoin d’être aérées. Par ailleurs, il est important pour le bien-être de vos employés de pouvoir avoir une vue sur l’extérieur.
• Privilégier un espace central. C’est un espace de détente de d’échange, il peut donc rapidement devenir bruyant. Attention à la proximité des espaces de travail.
• Sous-estimer la taille du frigo. Vos employés auront tendance à apporter leurs repas (tupperware) ou à laisser des choses dans le frigidaire (sodas, restes de nourriture etc..). Prévoyez un frigo de grande taille pour éviter les frustrations.
• Ne pas se charger de l’organisation. Les espaces de vie ne vont pas se réguler seuls. Il faut donc penser à mettre à disposition des salariés des éléments qui leur simplifient la vie : vaisselle, ustensiles, condiments de base, lave-vaisselle. Enfin, n’hésitez pas à responsabiliser des équipes pour le rangement.

3. Les phone-booths

• C’est un élément de déco. Les phone-booths sont essentiels à l’aménagement de bureaux. Ils permettent de grandement réduire le bruit dans les open spaces. Elles apportent aussi une touche de confidentialité et d’intimité pour les salariés.
• Ne pas essayer de les transformer en salles de réunion. Les phone-booths accueillent une à deux personnes maximum. L’idée est de pouvoir s’isoler pour un appel important, ou pour un moment seul.
• Les aménager de la même manière. Au contraire, les aménager avec des assises différentes (hauteurs bar/assises normales/fauteuils) afin d’offrir plusieurs options à vos salariés selon leur préférences.
• Penser qu’une simple cloison délimite un phone-booth. L’acoustique est extrêmement importante et les résonances sont insupportable pendant les appels.
• Intimité ne veut pas dire cloisons pleines. Attention à ne pas en faire des espaces claustrophobiques. Souvent situés contre les murs, les phone booths doivent bénéficier d’au moins une porte vitrée qui laisse filtrer la lumière du jour.
• Ignorer la climatisation et VMC de l’espace. Ces petits espaces doivent impérativement avoir une température contrôlée et être aérés.
• Les construire soi-même. Au contraire, si vous n’avez pas d’expérience en la matière, mieux vaut privilégier les “box”. De nombreux fabriquant en vendent déjà construites, et même si le coût est plutôt dans une fourchette haute, le confort est supérieur et l’insonorisation efficace.

4. Les rangements, indispensables pour un espace de travail agréable

• « On verra plus tard ! » Les rangements ont tendance à être minimisés, ou à être ajoutés après l’emménagement, or ils sont très importants. Placez les armoires devant des cloisons pleines (et non des cloisons vitrées). Ne transformez pas vos espaces techniques (baie IT, climatisation, électricité, etc.) en rangements de fortune. C’est tentant, mais dangereux !
• Les caissons sous les bureaux. Cet emplacement n’est pas optimal pour les rangements. Dans les faits, les caissons sont souvent vides ou peu utilisés et prennent bien trop de place. Privilégiez des casiers ! Ils prennent peu de place, sont utilisés par ceux qui en ont vraiment besoin. Ils doivent être situés près des espaces de travail et facilement accessibles. Un moyen facile d’avoir un espace à soi où laisser ses affaires.
• Opter pour des fermetures à clé. Là encore, mauvaise idée ! Les clés se perdent facilement, on oublie de les rendre après un départ et vous vous retrouvez avec des casiers inutilisables. Mieux vaut privilégier les fermetures à code pour vos box et autres casiers.

5. Les salles de réunions : confidentialité et productivité

• Sous-estimer l’importance de leur emplacement. Les salles de réunion sont des espaces primordiaux pour votre entreprise, autant que les espaces de vie. Pensez à en implanter près de l’entrée pour éviter d’avoir à traverser l’open space avec vos clients, prospects et partenaires.
• De la lumière mais pas trop. Les salles de réunion avec des cloisons vitrées sont belles et design mais génèrent des problèmes de confidentialité. La solution idéale est d’ajouter de la vitrophanie pour brouiller les regards curieux.
• Des salles de réunion pour rentabiliser l’espace. Les salles de réunion placées dans des coins biscornus sont difficiles à aménager et de fait, souvent peu agréables et donc peu utilisées… Mieux vaut créer des espaces de travail informels confortables et surtout ouverts.

6. Les open spaces

• Faire un immense open space. Visuellement, une batterie de bureaux alignés, ce n’est pas très beau. Cela va aussi créer une impression d’usine, de travail à la chaîne qui ne vous rendra pas service. Les espaces trop densifiés ne respirent pas et le bruit y est vite insupportable. Lors de l’aménagement de vos bureaux, créez des espaces “séparateurs” tels qu’une salle de réunion, des casiers, de la végétation et surtout des espaces informels (un canapé, des chaises confortables, une table basse…).
• Ne pas lier culture et aménagement. L’environnement de travail reflète la culture de votre entreprise. Par exemple, de plus en plus d’entreprises n’ont plus de poste fixe et vont privilégier le flex-office (ou « sans bureau fixe »). Vos équipes apprécieront certainement la liberté de pouvoir changer d’espace de travail. Installé à un bureau, dans des espaces de convivialité ou même travailler de chez eux parfois. Laissez-leur le choix !
• Privilégier une unité visuelle. Encore une fois, c’est une fausse bonne idée que de vouloir créer des espaces très délimités (bureaux vs. convivialité). Le mieux est de mixer les ambiances. Des assises et des tables variés pour vos salariés qui pourront ainsi choisir de travailler debout, assis, en hauteur, ou même affalés dans un fauteuil.

7. La checklist ultime

Pour éviter toute mauvaise surprise, voici une petite checklist de tout ce que vous devez prendre en compte afin de ne rien oublier lors de l’aménagement de vos bureaux :

• Dresser un cahier des charges le plus précis possible.
• Faire attention aux circulations et à la façon dont les gens vont bouger dans l’espace.
• Bien avoir en tête la réception des visiteurs, les espaces d’attente et la proximité des salles de réunion.
• Anticiper l’électrification des bureaux pour éviter les fils sous les tables.
• Penser à l’électrification des phone-booths, de la cuisine, des salles de réunion et des espaces de convivialité.
• Disposer vos meubles en accord avec l’orientation du soleil.
• Bien répartir les climatisations / chauffages et les moyens de réglages.
• Optimiser l’utilisation des espaces de convivialité par les employés avec un mobilier adapté.
• Penser au nombre de toilettes et à leur emplacement pour respecter l’intimité de vos salariés.
• Réfléchir à la disposition des imprimantes.
• Prévoir l’implantation des prises RJ45 (Ethernet).
• Maximiser le nombre de rangements.
• Comparer les revêtements de sol pour limiter le bruit, utiliser des matériaux qui résistent au grand passage.
• Choisir des luminaires avec une colorimétrie correcte.
• Opter pour un contrôle d’accès adapté (code).
• Penser aux normes européennes à respecter pour convenir au bureau de contrôle.
• Réaliser un appel d’offre pour choisir l’entreprise générale et l’achat du mobilier.
• Interroger Deskeo pour vos futurs bureaux, un bon moyen de vous simplifier la vie ! 🙂