Construire les bureaux post-COVID avec LEGO

La Covid-19 a bouleversé le monde du travail à court et moyen terme. Aujourd’hui c’est le groupe danois LEGO, créateur de la célèbre gamme de jouets de construction, qui nous partage sa vision des bureaux post-covid. A l’occasion de cette rencontre, Jesper Ambrosius nous explique en quoi cette pandémie mondiale est, pour lui, une opportunité de repenser le rôle des bureaux.

Pouvez-vous nous en dire plus sur la « workplace experience strategy » de LEGO ?

Concrètement, notre mission est de créer des expériences de travail qui permettent aux employés de LEGO d’évoluer dans les meilleures conditions. Cela comprend aussi d’attirer et de retenir les talents qui viennent du monde entier et de les faire adhérer à ce que nous appelons les valeurs LEGO. Nous voulons que les gens ressentent la même sensation en travaillant pour LEGO, qu’en jouant à construire des univers avec les jeux LEGO. Ce sont certes deux choses différentes, mais cette sensation de créativité, de joie,de fierté, d’amusement que l’on éprouve en construisant un monde avec LEGO, nous voulons qu’elle se traduise aussi sur le lieu de travail. Les choses évoluent, là où la conception de l’espace de travail était de créer un lieu où les salariés puissent être épanouis, il s’agit d’aujourd’hui de créer des endroits qui attirent les salariés. D’autant plus depuis la crise sanitaire. C’est-à-dire que nous sommes passés de l’engagement à l’expérience. Et cela passe par tout un tas d’initiatives allant des avantages sociaux, jusqu’à l’accès à la salle de gym… Tout est fait pour créer une communauté avec un fort sentiment d’appartenance. En fait, nous cherchons à faire du lieu de travail un espace ludique et à créer des expériences que vous ne pourriez pas retrouver chez vous en télétravail. C’est ainsi que nous rendrons le lieu de travail vraiment attrayant !

Vous qui êtes d’économiste de formation, quelle est votre perception du mode de travail « hybride » post-covid ?

Quand j’ai commencé mon job, j’ai réalisé que nous en savions beaucoup sur nos clients, mais finalement assez peu sur nos employés et collègues. J’ai voulu renforcer nos connaissances sur ce domaine. En cette période de confinement, j’ai donc demandé aux employés : quel genre d’activités préférez-vous faire au bureau plutôt qu’à la maison ? Et pour quelle raison aimeriez-vous que les gens reviennent au bureau ? On s’est aperçu qu’au bureau, les employés aimaient avoir des interactions sociales, échanger de manière informelle à la pause avec les collègues, travailler en équipe, faire des réunions plus formelles… La majorité des gens préfèrent le cadre du bureau pour cela. Sur cette base, on pourrait conclure que le rôle des bureaux est de promouvoir les interactions sociales, d’apprendre à créer du lien entre collègues et avec les clients, et de renforcer la créativité et l’innovation. C’est pour cela que nous pensons que le télétravail intégral n’est pas adapté, comme le présentiel total a montré ses propres limites. En fait 90% des sondés disent qu’ils souhaitent un modèle « hybride » entre bureau et home office.

Avez-vous pris des initiatives durant cette période de pandémie pour favoriser les interactions sociales des employés ?

Avant la Covid-19, mon équipe était responsable des expériences de travail « en physique », et tout a changé brutalement. Aujourd’hui, nous essayons déjà de comprendre ce qu’est une bonne expérience de travail numérique. Il y a certaines choses que nous avons expérimentées ce dernier trimestre qui, je pense, ont fonctionné. J’ai compris par exemple qu’il fallait créer des espaces numériques libres, comme des salles numériques, où on peut se rejoindre durant la semaine, sans agenda fixe, pour reconstituer une rencontre informelle devant la machine à café. Ainsi, tous les vendredis nous avons booké une demi-heure où chacun pouvait, ou non, rejoindre le meeting pour discuter d’autre chose que de travail. Ces connexions informelles vont probablement continuer à exister dans un modèle de travail hybride.

Comment s’organisent la collaboration et la créativité chez LEGO avec ces nouvelles contraintes ?

Initialement, nous avions imaginé le travail en flex-office, où concrètement chacun peut s’asseoir où il veut. L’idée derrière cela était que l’on augmentait la probabilité que les gens aient des interactions sociales et se mélangent. En facilitant cet environnement social avec l’aménagement de nos bureaux nous pensions augmenter la créativité et l’innovation. Puis nous avons constaté que les employés ne développaient pas de sentiment d’appartenance. Nous avons ressenti le besoin de créer des « team zone », pour que personne ne se sente isolé. Il y a donc une alternance entre des moments de réflexion seul en flex office, et des moments d’innovation et de créativité en meeting à plusieurs.

Qu’est-ce qu’une activité ludique selon LEGO ?

Il existe 5 caractéristiques dans une activité ludique : c’est joyeux, c’est socialement interactif, c’est engageant, c’est itératif et c’est significatif. Cette définition nous vient des travaux de recherches de la Fondation LEGO en partenariat avec Harvard et Cambridge. C’est ce qui caractérise les jeux LEGO, mais c’est aussi ce qui doit caractériser l’ambiance de nos lieux de travail. C’est cet état d’esprit de jeu qui favorise la créativité et la collaboration. J’imagine que notre lieu de travail dans quelques années facilitera les rencontres et, parce que nous avons une culture de travail ludique, il devra être ludique également, avec des espaces de réunion dynamisants équipés d’outils divers.

Au bureau comment faites-vous pour créer une ambiance ludique ?

« LEGO home », comme nous l’appelons, c’est cette volonté de développer une ambiance « comme à la maison ». Bien sûr, nous ne voulons pas que nos lieux de travail soient le lieu de vie de nos employés, parce que nous ne voulons pas qu’ils travaillent sans fin, mais nous faisons tout pour qu’ils se sentent aussi bien au bureau qu’à la maison.

Pour quelle raison LEGO a-t-il conçu des bureaux dans plusieurs lieux ?

A l’origine, la raison principale était d’attirer les talents et d’être proche de ces talents. Nos bureaux sont des aimants à talents. C’est bien plus facile par exemple d’attirer des talents dans une ville comme Londres qu’à Billund, au Danemark. Pour ceux qui ne peuvent pas venir à Billund, il y a nos « hubs ». Une fois qu’une personne entre dans un de ces hubs, c’est très important pour nous de les fidéliser, c’est là où mon équipe joue un rôle important, celui de rendre leur expérience unique. C’est précisément la menace d’un travail « full remote », ne pas réussir à fidéliser les employés à l’entreprise.

Avez-vous réalisé des distinctions au cas par cas pour vos employés ?

Nous essayons de personnaliser l’expérience de travail pour chacun de nos employés. Nous expérimentons souvent une idée à petite échelle : dans notre équipe ou les équipes proches puis, si cela fonctionne, nous l’élargissons à LEGO dans son ensemble. Il faut observer les changements et comprendre ce que préfèrent nos employés. C’est toujours un juste équilibre entre ce que veut LEGO et ce que souhaite chacun.

Quelle est la stratégie d’utilisation des bureaux de LEGO à long terme ?

Actuellement une partie de nos bureaux est malheureusement toujours vide. Nous avons une approche générale de « précaution ». Et c’est cette précaution qui nous a guidés dans la plupart de nos décisions. Ce sont aussi les précautions que nous avons prises pour un retour au bureau en toute sécurité, avec des panneaux informatifs sur les bons comportements à adopter, du gel hydro alcoolique…
Nous avons également créé notre propre logiciel de gestion de l’occupation des espaces. Ce qui est important pour nous, ce n’est pas seulement de faire revenir tout le monde au bureau en toute sécurité, mais que le sentiment d’appartenance soit préservé dans chaque équipe. Donc on s’est assuré que les équipes puissent se réunir physiquement. Et une fois réunie, nous tirons le meilleur parti de ce temps passé ensemble.

Pour résumer, je crois que cela demande plus d’organisation et de planification pour tirer le meilleur d’un mode de travail hybride. Mais je crois que le travail hybride est synonyme d’opportunité, notamment celle d’agrandir nos bureaux sans avoir à agrandir l’espace.