Les bureaux en 2030 - Zoom sur le flex-office avec Delphine Minchella

Pour cet épisode exceptionnel, nous nous plaçons du coté de l'enseignante, chercheur et double docteur en Civilisation (Sorbonne, 2007) et en Sciences de Gestion (Dauphine, 2015). Delphine Minchella vient de publier le livre "Les entreprises à l'heure du flex-office". Elle nous expose, au cours d'une discussion avec Frank Zorn, ses principales observations sur ce mode d'organisation des espaces de travail qui revient sur le devant de la scène des suites de la crise sanitaire.

En quoi l’espace est-il un enjeu stratégique majeur pour les entreprises ?

"Ne pas choisir c’est déjà faire un choix." La réponse est simple : à tout moment de la vie de l’entreprise, celle-ci doit s’interroger sur l’espace qu’elle va procurer à ses salariés.

Avec la naissance de l’ergonomie et la croissance impressionnante de la QVT, la responsabilité des entreprises concernant les espaces de travail est de plus en plus engagée.

Certaines entreprises (les GAFAM notamment) utilisent même leurs sièges sociaux comme véritable atout et comme argument pour attirer les nouveaux talents. Aujourd’hui, au-delà des questions de normes, c’est un cadre de vie dans lequel un employé se sentirait physiquement et mentalement bien que l’on recherche.

Quid des coûts ?

Lors d’un déménagement ou d’un changement organisationnel, nous nous rendons compte que le coût ne doit pas être le premier facteur auquel nous devons penser. Il s’agit avant tout d’une opportunité de créer une communauté de salariés.

Management et espace

La pratique du télétravail s’étant imposée aux entreprises à travers cette crise, la gestion de l’espace de travail est au cœur des débats. Doit-on tous passer au flex-office ? Est-ce simplement une réduction de la superficie des bureaux ? Quels sont les changements culturels qui vont être engendrés ?

Le flex-office, ou la dépersonnalisation du bureau, est une notion centrale. Nous avançons tous vers une ère ou le bureau sera de moins en moins personnel. Cela permet une réduction des mètres carrés pour l’entreprise, certes, mais cela s’accompagne aussi d’un changement culturel souvent lié à une plus grande confiance envers les salariés.

Certains salariés peuvent mal vivre cette situation car "Le bureau est la représentation matérielle du contrat de travail." Avant le bureau, il y a l’humain au cœur de ce changement.

Comment allier culture et espace ?

L’enjeu de la culture est également très lié à l’espace de travail. L’espace devient un atout de la marque employeur dans lequel se reflètent la stratégie, la culture et le management de l’entreprise.

Une autre notion est importante : la lecture hiérarchique dans l’espace. Traditionnellement, plus un employé est hiérarchiquement élevé, plus son bureau est grand. L’essor du flex-office permet de gommer ses barrières. Le phénomène de territorialisation des espaces va aussi s’amenuiser avec le flex-office.

La culture de l’organisation doit être un support indispensable pour une transition en douceur du bureau fixe au flex-office tout comme l’accompagnement des salariés. Il est primordial d’interroger les futurs occupants des lieux et de maintenir le dialogue avec eux, d’expliquer ses choix. Notre espace de travail n’étant pas neutre, les employés veulent se sentir impliqués dans cela. Tant que la décision participative est possible, il faut le faire.

Le middle management doit également être bienveillant et aller dans le sens du dialogue afin que chacun puisse trouver un intérêt. Le flex-office est donc à penser intelligemment et en collaboration avec ses salariés afin d’y trouver des avantages pour tous.