Les bureaux en 2030 selon CBRE

Pour le premier épisode 2021 de notre émission "Les bureaux en 2030", Frank Zorn a le plaisir de reprendre le micro pour accueillir Mickaël Jacquemin, DRH chez CBRE France, acteur incontournable dans l'immobilier d'entreprise.

Passé au Flex Office en 2018, CBRE a fait un choix fort de ne pas traduire ce passage en flex office par une réduction des m2, mais par une répartition différente des m2 entre les espaces de travail classiques et les espaces alternatifs.

Retour sur leur transition vers un modèle plus souple et dynamique ainsi que son accompagnement humain et technologique.

Comment avez-vous géré les 2 confinements et la montée du télétravail ?

Comme toute entreprise, CBRE a traversé les aléas des confinements. Nous étions assez bien outillés, ce qui nous a aidés. Les équipes communication ont été fortement mobilisées afin de faire circuler l’information et les décisions. CBRE n’a pas hésité à communiquer même lorsque nus n’avions pas les réponses.

Avant la crise, nous étions sur un rythme de 2 jours de télétravail par mois (inscrit dans notre charte du télétravail). Aujourd’hui nous sommes sur un jour de présence par semaine. Chaque entreprise à son ADN, ses besoins et sa flexibilité.

Le télétravail ne résonne pas de la même manière pour tous les corps de métiers et varie en fonction des populations. Si vous avez l’habitude d’être au bureau toute la journée, le télétravail peut être compliqué.

Parlons de vos bureaux ! CBRE est passé au Flex Office depuis presque 3 ans, comment avez-vous géré cette transition ?

Nous avons travaillé 1 an sur ce projet pour le mettre en place avant le déménagement. Il y a eu une phase d’observation et d’étude avec plusieurs propositions d’organisations. Bien entendu, nous avons intégré nos collaborateurs à chaque étape du projet. Nous avons profité de ce déménagement pour rapprocher certaines équipes afin qu’elles collaborent mieux sur certains sujets (RH et Finance notamment).

Aujourd’hui, nous avons au total 8 000 m2 répartis sur 2 sites (Prony et Wagram) avec environ 450 postes fixes et plus de 500 postes alternatifs (espaces partagés comme le RISE café, office for a day etc).

Notre projet n’était absolument pas de faire des économies de m2, mais bel et bien d’augmenter nos espaces collaboratifs.

Nous avons aménagé nos locaux progressivement. Dans un premier temps nous avons établi un “Zoning” : affectation d’espaces privilégiés pour telle ou telle équipe. Il est important qu’elles aient leur espace.

Ensuite, nous avons créé des espaces de convivialité où il y a de nombreux échanges informels, le “RISE” café par exemple (valeurs de CBRE : Respect, Intégrité, Service, Excellence). Il y a aussi des salles de réflexions et de présentation/projection pour nos clients. Nous voulons toujours avoir des espaces collectifs pour discuter, échanger et créer des synergies. C’est dans les espaces collaboratifs qu’il y a le plus d’interactions entre les différentes équipes.

Comment se manage toute cette activité en Flex Office ?

Nous avons installé une technologie (intégrée au badge des employés, 100% anonyme et fournit par Schneider) qui permet de tracer les déplacements, de mesurer quels sont les espaces les plus occupés et de savoir en temps réel quels sont les bureaux libres lorsqu’on arrive le matin.

Des ajustements sont toujours nécessaires malgré tout : par exemple le lundi nous avons dû adapter les horaires pour les salles de réunion car traditionnellement les équipes se retrouvent le lundi matin pour lancer la semaine. Avec la crise aussi : nous ne pouvons pas faire du 100% flex : les bureaux sont occupés à la journée (pas interchangeables en cours de journée).

Ce qui est intéressant avec le flex, c’est que nous pouvons encore nous adapter. L’espace est encore aménageable et nous pouvons re-affecter des espaces librement.

Parlons Culture. Nous sommes dans le 10eme mois de Covid, comment votre culture a-t-elle évolué ?

L’ADN de CBRE est toujours là, mais on sent que nos collaborateurs ont envie et besoin de se voir. En ce moment, nous devons freiner les échanges physiques.
Nous nous restreignons maintenant pour être plus heureux après !

Nous avons conservé les entretiens annuel d’évaluation mais nous considérons que les feedbacks doivent être présents toute l’année. La difficultés des managers tout au long de l’année a été de continuer à réaliser des suivis quotidiens.

Un bel exemple de transition réussie vers le Flex Office, qui permet une meilleure synergie de projets.