Les bureaux en 2030 selon Alan

Pour cet épisode exceptionnel, Frank Zorn accueille Jean-Charles Samuelian-Werve, co-fondateur et CEO d’Alan. Jean-Charles nous présente son livre "Healthy Business", dans lequel il explique comment Alan a créé un cadre de travail unique qui permet à chacun d'être à la fois performant et épanoui.

Quel rôle votre culture d’entreprise a-t-elle joué pendant le confinement?

La gestion des confinements s’est faite dans l’accompagnement et dans le partage chez Alan. Nous avions une obligation inéluctable d’être efficace et performant car c’était nous qui aidions la santé de nos membres et des entreprises. Notre culture a été faite pour le travail à distance.

Plusieurs phases se sont succédées avec notamment la mise en place de la télé-médecine gratuite, l’accès à des applications de méditation, beaucoup de contenu de qualité pour les RH. Ensuite il y a eu une étape de distribution de masques, et aujourd’hui la mise en place d’une hotline psychologique.

Ces fonctionnalités se sont mises en place rapidement grâce à une culture de responsabilité distribuée et une équipe investie dans ces problématiques.

Nous avions déjà une culture du télétravail, de transparence radicale, la responsabilisation, la culture de l’écrit, la confiance… Tout ceci nous a permis une mise en place plus simple de nouvelles habitudes.

La sur-communication, l’intensification des échanges entre “coach et coaché” et la préoccupation des uns et des autres a pris le dessus. Les équipes (crew) ont aussi intensifié les échanges informels avec des cafés virtuels réguliers.

Mais alors, comment fonctionne une organisation “sans manager” à 260 employés?

Toute l’équipe partage les mêmes 5 grandes valeurs que sont : les membres d’abord, l’ambition sans peur, la responsabilité distribuée, la transparence radicale, la croissance personnelle et la croissance de la communauté. Les actions qui découlent de ces valeurs sont les principes de leadership recherchés par Alan.

Chez Alan, le rôle du manager a une connotation très lourde qui a été transformée. Alan met en place, grâce à un système de coaching, des entretiens personnels réguliers sur l’apprentissage et la croissance personnelle. On donne de la flexibilité à nos employés pour qu’ils soient les plus performants.

Il n’y a pas de managers mais un système de communautés, d’units transversales puis de crews (la plus petite granularité). Chaque employé est suivi par un coach, un role buddy et un culture buddy.

Comment est gérée la performance ?

Chez Alan la performance est gérée grâce à des KPIs et des dashboards bien encadrés. La transparence des salaires permet de savoir ce qu’on attend en termes de performance de chacun. Par ailleurs, nous valorisons l’échec, la prise de risque et l’apprentissage de ses erreurs.

Chaque “Alaner” présente ses objectifs hebdomadaires en public afin de créer du challenge et amener des questionnements. Enfin, tous les 6 mois, nous faisons des reviews 360 pour évaluer les projets et la performance. Cela permet d’en tirer des enseignements.

Que veut dire « asynchrone », dans les faits ?

En opposition au travail synchrone, où l’on doit être tous dans la même salle, au même moment pour prendre une décision. Avec le travail asynchrone; on peut être à des endroits différents dans des moments différents pour prendre des décisions ensemble. La culture de l’écrit est très importante chez nous.

Factuellement, cela veut dire que nos décisions sont prises dans les forums internes sous forme “d’issue”. Lorsque quelqu’un veut mettre en place une nouveauté/résoudre un problème, il poste sur ce forum sa proposition et “tag” les gens qui pourraient travailler sur ce projet. Selon les retours, les interrogations et les défis que représente son idée, il décide d’appliquer cette nouvelle décision ou non.

Chaque personne peut donc travailler à son rythme, quand et d’où il veut.

Nous avons pris plus de 7,500 décisions, toutes accessibles via le forum. Les avantages : cela pousse la meilleure idée (et non la voix la plus forte), plus d’égalités des chances dans les idées, se concentrer sur la data, se constituer une base de savoir qui grandit en permanence. Nous pensons que c’est très puissant comme outil de prise de décision.

La proximité physique peut créer de la rapidité, de la création d’échange, d’interaction, comment faites-vous en distanciel ?

Par écrit, nous pouvons aller aussi vite que par oral. On étend la proximité à toute la boite.

Si certains sont bloqués, nous n’hésitons pas à réaliser des brainstorming physiques. Il faut diffuser ensuite l’information aux autres membres.

Les bureaux avec les whiteboards sont encore importants et essentiels ! Il faut continuer à avoir des lieux propices à l’échange, à la proximité, à la créativité.

Alan est une entreprise aux valeurs et au mode de fonctionnement singulier. La constante remise en question, l’échange obligatoire sur chaque prise de décision, la fin des managers traditionnels et la transparence à tous les niveaux permettent l’excellence. Si ce mode de fonctionnement ne convient pas à tout le monde, il est indéniablement ingénieux et considérablement bien pensé.