The Future of Work by Doctolib

Pour cet épisode de l'émission "The Future of Work", Frank Zorn accueille Frédéric Champourlier, Procurement & Real Estate Director chez Doctolib.

Doctolib est en perpétuelle réflexion sur la transformation de ses bureaux pour les rendre plus agiles et adaptables, afin de répondre aux axes majeurs suivants : Continuer à absorber l'hyper croissance des années à venir, répondre aux attentes des 1,700 "Doctolibers" face aux perturbations de notre société et comment mieux mettre à profit sa venue au bureau.

L’empreinte immobilière de Doctolib : vous avez récemment déménagé pour réunir vos équipes parisiennes sur un même lieu. Où sont vos bureaux aujourd’hui ?

Nous accueillons actuellement 1700 « Doctolibers » dans l’ensemble de nos bureaux (France / Allemagne) dont 900-950 sur notre site de Levallois (notre HQ). La logique a été de migrer l’ensemble des équipes parisiennes début 2020 sur ce site de 12.000 m², en partie pour éviter la déperdition d’info et améliorer la cohésion des équipes. Auparavant, nous étions sur 3 sites différents.

En 2020, nous avons ouvert 2 autres campus :

• Berlin : 3.190 m² pour 300 Doctolibers
• Nantes : coworking qui nous permettra de passer de 100 à 500 Doctolibers d’ici 2024.
  

Vous êtes dans une réflexion constante de transformation de vos bureaux pour les rendre plus agiles et adaptables. Quelles étaient les motivations et la méthodologie utilisée ?

Nous avons mis en place un stirco toutes les semaines ainsi qu’une participation des collaborateurs sur ce qu’ils attendaient des bureaux, des nouvelles façons de travailler… De là est né le pré-projet, mis en forme par un aménageur (choisi par appel d’offre), puis il a fallu confronter les idées à la réalité d’usage chez Doctilib.

Pendant le phase de préparation du Doctocampus, nous avons associé des groupes de travail pour les choix de design des plateaux (volonté d’avoir des bureaux sit & stand par exemple, organisation de l’open space (cluster de 8 à 10 bureaux), naming des espaces, choix de la restauration (Restaurant Inter Entreprise, frigo connectés), ajout de supports aidant au management visuel).

Pour l’ajustement à la période actuelle de home office intense, nous avons fait des interviews avec des key people pour adapter les espaces à leurs métiers et au télétravail.

Travaillez-vous en flex office ? Bureaux attitrés ou pas ? Quelle proportion de télétravail ?

Nous sommes en cours de déploiement pour basculer d’un modèle ouvert / dédié à un modèle ouvert / dynamique. Cette transition nous permettra d’améliorer la consommation de l’espace sur nos sites pour ainsi absorber la croissance et accueillir les futurs Doctolibers.

Avant, les postes attitrés faisaient partie du standard avec une pratique modérée du télétravail; aujourd’hui c’est remis en question par la pandémie qui a accéléré cette transition vers un bureau plus dynamique. La politique du groupe est de 2 jours de home office par semaine pour tout le monde.

Parlons de votre HQ. Ce déménagement a été l’occasion de repenser la manière de travailler et d’apporter des solutions dans l’agencement pour que ça réponde aux nouvelles demandes. Concrètement, à quoi ressemblent vos bureaux ?

Il est indéniable que 2 jours de home office ont un impact sur l’aménagement des bureaux. L’idée c’est d’avoir autant de bureaux, mais de transformer la façon dont on les utilise, d’avoir un axe plus dynamique dans l’utilisation. C’est à dire être moins orienté sur « j’ai MON bureau pour travailler », mais plutôt « j’ai la possibilité d’avoir UN bureau pour travailler », avec accès à des salles de réunion, des salles 1 to 1, des zones collaboratives un peu informelles… Les collaborateurs ne s’installent pas à un bureau précis mais une zone d’équipe.

La pandémie nous a montré que c’était possible de travailler différemment. Nous allons mettre à profit notre venue au bureau, pour y travailler mieux, brainstormer etc. Nous privilégions des espaces plus adaptés à une agilité & flexibilité dans le travail.

On a une population très jeune, sensible aux problématiques de l’environnement donc on essaie de restreindre notre empreinte écologique, de mieux utiliser nos bureaux pour absorber notre croissance sur les bureaux existants et ne pas consommer de m2 supplémentaires inutilement.

Par exemple, on réfléchit à optimiser et dynamiser nos working cafés qui sont sous utilisés en dehors des repas, alors qu’ils pourraient être aussi utilisés comme espaces de travail.

Au travers du site de Levallois, tout ce qu’on est en train de repenser aujourd’hui c’est créer de la flexibilité dans le temps et dans l’espace pour ne pas remettre en cause les choix de demain.

Autre aspect important : le digital qui est très présent chez Doctolib, pour travailler avec les collaborateurs en home office ou sur d’autres sites et diffuser de l’information facilement (diffusion vidéo à chaque étage des all hands par exemple).

Comment maintenir une cohésion d’entreprise en distanciel ? Comment on-boarder les nouveaux ? Y a t-il eu une déperdition de la culture Doctolib à cause de la pandémie ?

Concernant l’on-boarding : les nouveaux arrivent tous le même jour en début de mois. Immersion chez Doctolib pendant 1 à 2 semaines grâce à la Docto Académie (parcours créé par l’équipe people). L’on-boarding est complètement en remote : on envoie l’équipement directement chez le new joiner. Notre CEO prend 2h chaque mois pour les accueillir via une visio. Puis ils reçoivent une formation sur les valeurs, sur l’IT…

Pour la cohésion et bien-être des équipes : mise en place de coffee time facultatifs tous les jours, séances de sport quotidiennes proposées avec un coach au sein des bureaux (et en sessions digitales depuis la crise), all hands réguliers avec diffusion d’interventions de notre CEO (toutes les 2 semaines environ), accès à DoctoCare (psychologues à disposition des employés), team buildings avec livraison de plateaux repas chez les employés et karaoke ou blind test en remote…

Aujourd’hui, une fois par semaine les Doctolibers ont la possibilité de venir sur site (10-15% du site avec un peu d’activité). On constate que c’est très bien accueilli.

As-tu des recommendations aux entreprises qui nous écoutent concernant leurs problématiques immobilières ?

C’est très difficile de donner des conseils mais une chose est sure, c’est arriver à optimiser les surfaces, les transformer pour mettre à profit sa venue au bureau. La tendance est à l’activity based working, ie multiplier les façons de travailler au bureau pour faciliter la dynamique dans les équipes.

Autre aspect, comme les gens viennent moins au bureau il faut leur donner envie de venir.