Hybridation du travail : comment gérer le flux de travailleurs “on site” ?

Entre le développement du travail hybride et la hausse du coût de l’énergie, la gestion interne des flux de salariés est devenue une problématique centrale pour les entreprises. Alors, quels sont les défis qui s’imposent aujourd’hui ? Comment les entreprises s’organisent-elles ? Existe-t-il de nouveaux outils et dispositifs pour les accompagner dans cette nouvelle partition ?

Le cas des entreprises aux locaux sous-dimensionnés

C’est une problématique que de nombreuses startups rencontrent actuellement : l’impossibilité de réunir tous leurs collaborateurs en même temps au bureau, faute d’espace. “Lorsque nous montons tous à Paris, il nous arrive souvent de ne pas trouver assez de place au sein de Station F où nous sommes incubés pour le moment”, nous confie le fondateur d’une startup. Pourtant, la jeune entreprise n’envisage pas pour l’heure de louer des bureaux plus conséquents car 80% de ses effectifs sont en full remote. “Nous pensons plutôt prendre des petits locaux, quitte à payer plus cher une journée pour pouvoir tous nous retrouver dans un autre lieu, en louant une salle de réunion par exemple”, poursuit-il. En attendant, l’équipe collabore à distance à travers des bureaux virtuels et se retrouve tous les 6 mois pour 3 à 5 jours de teambuilding afin de maintenir la cohésion au sein des équipes.

Si dans le cas des startups, l’incertitude sur le développement futur du business explique de manière assez évidente la crainte de voir le budget immobilier peser trop fortement sur les finances, la crise sanitaire a aussi ouvert la voie à des sociétés plus établies, qui y ont vu un effet d’aubaine. “Je ne pourrais pas avancer de chiffres certains, mais au cours de mes recherches, j’ai rencontré beaucoup d’entreprises qui ont réduit la taille de leur bureau. Cela représente une économie non négligeable”, pointe Caroline Diard, enseignante à l’ESC Amiens et spécialiste du télétravail. Elle souligne également que la tendance ne s’arrête pas aux bureaux : l’hybridation du travail a aussi une incidence sur les cantines d’entreprise, les places de parking et même les services de reprographie. C’est pourquoi la chercheuse alerte sur la tentation des entreprises de faire reposer leurs frais généraux sur leurs salariés en télétravail. Et donc de sous-dimensionner leurs bureaux, ce qui peut par la suite provoquer des tensions dans la gestion des flux de travailleurs, notamment à l’heure où de plus en plus de salariés souhaitent revenir au bureau sous l’effet conjugué d’un besoin de sociabilisation, et la hausse du coût de l'énergie.

Le cas des entreprises sur-dimensionnées

A l’inverse, d’autres sociétés se retrouvent dans des situations complètement opposées, avec un parc immobilier gigantesque par rapport à leurs besoins. C’est le cas d’Orange, qui est à la fois locataire ou propriétaire de surfaces souvent mixtes, mêlant tertiaire et industriel, qui sont de surcroît difficiles à valoriser. “D’ici 2024, nous avons fixé un objectif de diminution de 25% de notre parc immobilier”, nous confie Eric Houviez, Directeur de l’Immobilier du groupe. Bien sûr, le Covid n’est pas étranger à tout cela : les contrats en télétravail concernent désormais 45 000 salariés, contre 15 000 avant la pandémie. “Mais l’entreprise était déjà précurseure sur la question du télétravail”, pointe Eric Houviez. La problématique pour Orange est plutôt structurelle : ces dernières décennies, l’industrie des télécommunications est sans doute celle qui a connu les plus grands bouleversements. Et si Orange a choisi de ne pas opérer de plans sociaux, elle comptait 150 000 salariés en 1990, contre 70 000 aujourd’hui. “Nous attendons encore une baisse des effectifs compte tenu de la pyramide des âges, et du non remplacement des salariés partant à la retraite”, explique-t-il.

Dans le même temps, Orange essaie d’opérer un regroupement des salariés au sein de campus modernes pour optimiser ses coûts énergétiques et améliorer l’environnement de travail. Et cela ne se fait pas sans créer d’autres difficultés, puisque le déplacement d’un salarié d’un site à un autre peut détériorer sa qualité de vie en augmentant ses temps de trajets. C’est pourquoi Orange a créé une offre de “corpoworking”, soit des bureaux partagés appartenant à l’entreprise (qui compte des espaces presque partout en France), et qui sont potentiellement plus proches du domicile du salarié. Pour le groupe, il s’agit ici d’une offre de coworking permettant au salarié de télétravailler dans de bonnes conditions. Mais que les choses soient claires:  “pour Orange, le travail sur site ne s’entend que dans le cas où le salarié est avec son équipe, ce que nous exigeons à raison de deux jours par semaine”, explique Eric Houviez.

Une question de responsabilité des entreprises

Plus encore que le télétravail, c’est la question de l’urgence énergétique qui interroge le groupe : “la question de la sobriété énergétique amplifie l’urgence et le besoin, et nous pousse encore davantage à révolutionner nos environnements de travail”, poursuit Eric Houviez. La problématique pour Orange consiste donc à optimiser l’usage de ses larges espaces. “En tant qu’entreprise responsable, nous aimerions pouvoir repenser la présence des salariés pour, par exemple, ne pas chauffer inutilement certains espaces”, ajoute-t-il.

La gestion des flux de salariés en pratique

Que les entreprises soient sur ou sous-dimensionnées, elles font finalement face à de mêmes questionnements : comment optimiser la venue des salariés ? Comment créer des conditions de travail satisfaisantes pour tous ? Comment préserver la culture d’entreprise à l’heure de l’hybridation ? Et enfin, comment prendre en compte le nouveau paradigme de la sobriété énergétique ?

Face à toutes ces questions, c’est bien la flexibilité qui semble répondre à toutes ces problématiques. Pour ce faire, il existe désormais de nombreux outils et dispositifs pour accompagner les entreprises.

Planifier la venue des salariés au bureau

Certaines sociétés permettent aux collaborateurs de réserver leur place au bureau, ce qui donne plus de visibilité à leurs collègues sur leur venue. Ces outils peuvent également permettre à chaque entreprise de fixer ses propres règles. Par exemple, donner la priorité à l’équipe business pour réserver les locaux le mercredi.

Analyser le taux d’occupation des espaces

Certaines entreprises vont même plus loin en pratiquant une analyse fine de leurs taux d’occupation. L’idée n’est alors pas simplement d’organiser la venue des salariés, mais aussi de l’optimiser. Des outils permettent par exemple de géolocaliser précisément les collaborateurs dans le bâtiment, et ainsi de mieux appréhender les taux d’occupation de chaque pièce. Résultat : si une pièce se retrouve sous-occupée, elle peut changer de fonction à la faveur d’un réaménagement, de l’ajout de meubles ou d’une cloison. A l’inverse, si une pièce est trop occupée, il peut être envisagé de transférer le personnel dans d’autres pièces pour assurer un confort maximal à tous.

Les satellite offices

Parce qu’elles ne souhaitent pas s’engager sur le long terme dans des locaux de trop grande taille, de plus en plus de sociétés préfèrent les satellite offices. Il peut s’agir de places dans un espace de coworking où le voisin de table devient le nouveau collègue du collaborateur, ou possiblement de plateaux réservés à une entreprise au sein même d’un coworking. Ces solutions d’appoint peuvent prendre la forme de salles de réunion.

Des baux flexibles

Dernier outil et pas des moindres : les baux de location flexibles, permettant aux entreprises de ne pas s’engager sur de longues durées, et donc de pouvoir moduler la taille de leurs espaces de travail selon la croissance et l’évolution de la culture d’entreprise. C’est notamment ce que propose Deskeo avec un modèle révolutionnaire proposant un engagement flexible et une location clé en main, afin d’éviter un investissement important dans l’achat de mobilier, de décoration ou encore des travaux.

En conclusion

On voit donc que la question de la gestion des flux de salariés n’est pas aisée et suppose de penser chaque couche de responsabilité au sein de l’entreprise. Un avis partagé par Caroline Diard qui estime que la problématique touche à des questions de justice organisationnelle : “le télétravail peut entraîner une forme d’inéquité dans les équipes. Les entreprises doivent donc faire preuve de prudence en réduisant leurs locaux afin de ne pas parvenir à un point de rupture. Chaque entreprise doit trouver son équilibre en fonction de sa propre culture”. Pour mener à bien cette mission, les entreprises peuvent compter sur des  solutions toujours plus nombreuses, permettant de répondre de plus en plus finement à leurs besoins.