Flex office: vers la fin des bureaux attitrés ?

Le flex office désigne l'absence de poste de travail attitré à chaque salarié, permettant aux collaborateurs de s'installer là où ils le souhaitent. Deskeo, premier opérateur de bureaux flexibles en France, présente les résultats d’une enquête nationale sur ce sujet d’actualité, menée auprès de 3 978 professionnels.

Enseignements clés :

• Le flex office a le vent en poupe : la majorité des entreprises envisage d’y passer prochainement (55%).
• Très peu d’entreprises ont adopté le flex office jusqu’à maintenant (16%).
• Parmi ces entreprises, le constat est mitigé avec seulement ⅓ de satisfaits.
• La raison principale du passage au flex office est la réduction des coûts (77%).
• Cependant, la prise en compte des intérêts des salariés est un facteur décisif pour une transition réussie.
• Le passage au flex office est un sujet complexe qui demande de nombreuses compétences et nécessite l’accompagnement d’un expert.

Le flex office a le vent en poupe

Très peu d’entreprises ont adopté le flex office jusqu’à maintenant (16%). La plupart d’entre elles sont des early adopters qui ont opéré la transition avant 2020 (donc bien avant la crise). Aujourd’hui, la majorité des entreprises envisage d’y passer prochainement (55%).

Seulement ⅓ des entreprises disent tirer un bilan positif de leur transition au flex office

De manière générale, on retrouve un bilan assez partagé au sein des entreprises concernant l’implémentation du flex office. Seulement 34% considèrent cette transition comme étant très positive avec une parfaite adaptation des équipes alors que deux tiers des répondants ont un bilan négatif ou mitigé.

Les raisons pour passer au flex office sont nombreuses… Avec la réduction des coûts en tête.

Bien que la raison principale soit la réduction des coûts, il y a de nombreux facteurs qui poussent les entreprises à franchir le pas du flex office.

Parmi les motivations principales des entreprises pour supprimer les postes attitrés à chaque salarié, la réduction des coûts arrive en tête aussi bien pour celles qui sont déjà en bureaux flexibles (77%) que pour celles qui souhaitent y passer (79%). A la deuxième place, 60% des entreprises plébiscitent une meilleure expérience humaine des salariés et une meilleure gestion vie professionnelle et personnelle. Enfin la troisième motivation principale concerne à 43% l’envie d’utiliser l’espace différemment avec davantage de salles de réunion ou d’espaces de convivialité.

La prise en compte des intérêts des salariés, dans leur globalité, est la condition sine qua non d’une transition réussie.

Lorsque l’on regarde de plus près parmi les entreprises qui fonctionnent déjà en flex office, les motivations diffèrent. En effet, pour ceux dont le bilan est positif, les intérêts des salariés sont davantage considérés. L’attractivité des bureaux et une meilleure localisation sont en effet deux aspects non négligeables qui affectent l’expérience utilisateur. On remarque de manière très nette que ces deux facteurs influencent grandement le fait d’avoir un bilan positif ou négatif au sein des entreprises. Dans le cas d’un bilan positif, 54% voulaient renforcer l’attractivité des bureaux pour en faire un atout en matière de marque employeur et 39% réduire la surface pour une meilleure localisation. Dans le cas d’un bilan négatif ou mitigé, les chiffres sont respectivement de 19,5% (attractivité) et 5% (meilleure localisation).

Ne pas sous-estimer que c’est un processus complexe

Challenge financier, organisationnel, psychologique, technologique…, les problématiques du passage au flex office sont nombreuses. Ainsi, pour 62% des entreprises déjà en flex office, l’impact humain a été le facteur le plus délicat lors de la réorganisation. Juste derrière, il s’agit sans surprise de chiffrer le projet et évaluer son coût (61% des entreprises). Enfin, la méconnaissance du processus a été un challenge pour 53%des entreprises.

Un temps d’adaptation inférieur à 3 mois

Le passage au flex office peut prendre du temps, surtout si le flex office n’a pas été anticipé et suffisamment communiqué en amont au collaborateurs. Pour plus de 80% des entreprises, la période d’adaptation est inférieure à 3 mois. Pour 44 % des personnes interrogées, il a fallu aux équipes entre 1 et 3 mois pour adopter ce nouveau mode d’organisation.

Le flex office convient-il à tout le monde?

Pour les 29 % d’entreprises qui n’envisagent pas du tout de passer au flex office, c’est avant tout parce que cela ne semble pas adapté à leur activité (59%), mais également lié à un frein psychologique à plus de 55 %. Enfin, 47 % pensent qu’il s’agit juste d’un effet de mode et 43 % n’ont pas les moyens de réorganiser leurs bureaux.